¿Cómo funciona la funcionalidad de Workflows en los playbooks de Vixiees?

La funcionalidad de Workflows en Vixiees te permite automatizar tareas dentro de un playbook, activándolas con base en eventos, condiciones y acciones específicas. Esto mejora la eficiencia operativa al reducir procesos manuales.

1. ¿Dónde se crean los Workflows?

Los Workflows se crean directamente en las etapas (estados) del playbook.

• Para crear uno, accede a cualquier playbook en tu cuenta de Vixiees.
• Justo debajo del título de cada estado del playbook, verás la opción “+ Crear Workflow”.
• Haz clic en esa opción para iniciar el proceso.

⚠️ Importante: Para que un Workflow se ejecute para un contacto, ese contacto debe encontrarse en la misma etapa del playbook en la que fue creado el Workflow. Si el contacto está en otra etapa, el Workflow no se ejecutará.

2. Pasos para configurar un Workflow

Una vez hagas clic en “+ Crear Workflow”, sigue estos pasos:

Paso 1: Asignar un nombre

• Introduce un nombre claro que represente la lógica del Workflow.
• Pulsa en “Crear” para continuar.

Paso 2: Configurar las secciones clave

Cada Workflow se compone de las siguientes secciones:

Información básica

• Cambia el nombre o descripción del Workflow si es necesario.
• Activa o desactiva el Workflow.
• Define la política de ejecución, es decir, qué política de reactivación se ha de seguir con un contacto, en caso de que se active en más de una ocasión el trigger seleccionado. 
  • Múltiples veces: cada vez que el contacto cumpla el trigger, se activa y se ejecuta el workflow
  • Una vez por contacto: solo se activa y se ejecuta el workflow una única vez, independientemente de que el contacto vuelva a cumplir las condiciones configuradas como Trigger
  • Una vez por contacto mientras está en el Playbook: solo se activa y se ejecuta el workflow una única vez, a excepción de que el contacto cambie de Playbook y vuelva a cumplir las condiciones configuradas como Trigger

Triggers (disparadores)

• Son los eventos que activan automáticamente el Workflow (por ejemplo, cambio de estado, actualización de campo, etc.).

Condiciones

• Permiten agregar lógica con operadores AND/OR para determinar si el Workflow debe ejecutarse.
• Funcionan de forma similar a los filtros en las plantillas de tareas.

Retraso de ejecución

• Puedes establecer un delay para que las acciones se ejecuten cierto tiempo después del trigger.

Acciones

Define las tareas automatizadas que se ejecutarán cuando se cumplan tanto el trigger como las condiciones. Actualmente, puedes configurar las siguientes acciones:

• Enviar correo electrónico al contacto.
• Enviar mensaje de WhatsApp usando el número asignado en la cuenta.
• Enviar SMS al número registrado del contacto.
• Mover a estado de playbook, permitiendo que el contacto avance automáticamente al siguiente paso del flujo.
• Actualizar usuario asignado para cambiar el responsable del contacto.
• Eliminar contacto si ya no es necesario en el flujo.

? Importante: asegúrate de hacer clic en “Guardar” en cada sección antes de avanzar. Los cambios no se aplican automáticamente.

3. ¿Dónde ver o editar un Workflow ya creado?

Una vez creado un Workflow:

• Puedes editarlo desde el mismo estado del playbook.
• También puedes consultar su historial de ejecución para revisar cuándo y con qué resultado se ha ejecutado.
• Si ya no lo necesitas, puedes eliminarlo directamente desde ahí.

Conclusión

La funcionalidad de Workflows en los playbooks de Vixiees permite automatizar pasos clave en tus procesos sin necesidad de intervención manual. Empieza por identificar qué tareas se repiten o pueden definirse con reglas claras, y transforma esos pasos en automatizaciones inteligentes con Workflows.