¿Cómo definir horarios y mensajes automáticos en Vixiees?

Vixiees permite establecer horarios de disponibilidad tanto a nivel general de la organización como por usuario individual, facilitando una asignación de tareas eficiente y una comunicación clara fuera del horario laboral.

1. Configuración de horarios

La gestión de horarios se realiza desde el apartado Account Settings.

a. Horario general de oficina

• Define un horario base para toda la cuenta.
• Aplica a todos los playbooks y garantiza que la operación se mantenga dentro de los rangos definidos.

b. Horarios individuales por usuario

• Cada agente puede tener un horario de trabajo personalizado.
• Esto es especialmente relevante para estrategias como round-robin:
  • Si un agente no está disponible en su horario, no recibirá nuevos contactos ni tareas.
  • Solo se le asignarán tareas dentro de su horario comercial activo.

? Esto permite adaptar la distribución de carga en función de la disponibilidad real de cada agente.

2. Mensajes automáticos fuera de horario

Vixiees también permite configurar mensajes automatizados para gestionar comunicaciones fuera del horario definido.

Tipos de mensajes disponibles:

• Mensajes de WhatsApp
• Mensajes de teléfono (voz o texto)

Funcionamiento:

• Estos mensajes no se envían de forma inmediata tras cada intento de contacto.
• Se aplica una ventana de espera de 24 horas, para evitar múltiples respuestas automáticas en un mismo día.

✅ Esto mejora la experiencia del cliente y evita respuestas repetitivas o molestas.

Beneficios de esta funcionalidad

• Eficiencia operativa: El sistema solo asigna tareas a quienes están disponibles.
• Automatización sin fricción: Los clientes reciben una respuesta clara si contactan fuera de horario.
• Flexibilidad para equipos híbridos o internacionales: Permite adaptar la distribución según zonas horarias o turnos.

Conclusión

La configuración de horarios en Vixiees permite controlar con precisión cuándo los agentes deben recibir tareas y cómo responder automáticamente fuera del horario laboral. Esta funcionalidad potencia la productividad del equipo, evita errores en la asignación y garantiza una experiencia profesional al cliente en todo momento.