Playbooks en Vixiees: Gestión inteligente de tareas, prioridades y equipos comerciales

Los playbooks en Vixiees permiten automatizar y controlar la distribución de tareas dentro del equipo comercial, asegurando eficiencia, trazabilidad y enfoque en lo que realmente importa. Este artículo explica cómo funcionan, cómo se configuran y cómo impactan en la ejecución diaria.

1. ¿Qué es un Playbook?

Un playbook en Vixiees es una colección estructurada de tareas que se asignan a los usuarios con base en reglas definidas. Actúa como el motor operativo que organiza las interacciones con leads y deals.

2. Asignación de Usuarios y Reglas de Ejecución

Asignación automática de tareas

• Cuando se asigna un usuario a un playbook, este comenzará a recibir automáticamente las tareas configuradas dentro de él.
• Las tareas se ajustan a los filtros, prioridades y reglas definidas en el playbook.

Usuarios que abandonan un playbook

• Si un usuario sale de un playbook, sus tareas quedan "huérfanas".
• Estas tareas se vuelven transferibles y pueden ser completadas por otros agentes del mismo playbook.

Playbooks sin usuarios asignados

• Si un playbook no tiene usuarios activos, ninguna tarea se ejecutará.
• Las tareas quedan inactivas hasta que haya usuarios asignados.

3. Agentes en Múltiples Playbooks

• Un agente puede pertenecer a varios playbooks simultáneamente.
• Las prioridades se unifican, como si todos los playbooks asignados formaran un único tablero de prioridades.
• Esto garantiza que las tareas más urgentes, sin importar su origen, se atiendan primero.

4. Tareas: Configuración y Comportamiento

Filtros

• Se utilizan para definir condiciones adicionales (ej. origen del lead, tipo de producto, nivel de interés).
• Una tarea se ejecuta solo si el contacto o deal está en el estado correcto y cumple con los filtros definidos.

Secuencia

• Permite definir cuántas veces se repetirá una tarea antes de finalizarse automáticamente.
• Ejemplo: Repetir cada 4 horas durante 5 días.
• Si el contacto cambia de estado y vuelve, la secuencia se reinicia.

Guiones de tarea

• Sirven como guía estructurada para el comercial.
• Ayudan a ejecutar llamadas, seguimientos o recopilación de información con mayor efectividad.

5. Prioridades de Tareas

Definición de prioridades

• Cada tarea tiene una prioridad única.
• Las tareas de mayor prioridad se crean y muestran antes.
• Las tareas de menor prioridad pueden no llegar a generarse si hay una de mayor prioridad en curso.

Excepciones: llamadas agendadas

• Las llamadas programadas pueden coexistir con tareas de mayor prioridad.
• Pero si una llamada agendada se genera, elimina tareas futuras de menor prioridad que aún no hayan comenzado.

6. Asignación Inteligente: ¿Cómo decide Vixiees qué tarea mostrar?

Al pulsar “Siguiente tarea”, el sistema decide cuál mostrar con base en los siguientes criterios:

1. Prioridad: Las tareas más importantes se muestran primero.
2. Número de intentos: Si varias tareas tienen la misma prioridad, se priorizan las que han tenido menos intentos.
3. Estrategia de desencolado:
   • FIFO (First In, First Out): Las tareas más antiguas se asignan primero.
   • LIFO (Last In, First Out): Se asignan primero las tareas más recientes.

7. Estrategias de Cancelación

Las tareas en Vixiees pueden ser eliminadas por nuevas tareas según estrategias personalizadas:

• Comportamiento por defecto: Una tarea nueva de mayor prioridad elimina una anterior si esta aún no se ha empezado.
• Estrategia "Nunca": La tarea actual nunca será eliminada, aunque aparezca una de mayor prioridad.
• Estrategia "Siempre": La nueva tarea siempre sustituirá a la actual, aunque tenga menor prioridad.

⚠️ Nota: Si aplicas estas estrategias, las prioridades definidas en el tablero pueden perder efecto sobre tareas específicas.

8. Conclusión

El uso de playbooks en Vixiees transforma la forma en que los equipos comerciales trabajan. Al definir tareas, filtros, secuencias y prioridades de forma clara, se elimina la improvisación y se maximiza el enfoque en acciones de alto impacto.