Cómo añadir plantillas de WhatsApp a un playbook o workflow

Las plantillas de WhatsApp se configuran como acciones automáticas dentro de las plantillas de tarea de tu playbook, o como pasos de acción dentro de un workflow. Una vez configuradas, el sistema las ejecuta automáticamente sin intervención manual.

Requisito previo

La plantilla de WhatsApp debe estar en estado Aprobada antes de poder asignarla. Las plantillas en estado Pendiente, Pausada o Deshabilitada no aparecen disponibles para seleccionar.

Puedes comprobar el estado en Configuración → Plantillas → WhatsApp.

Añadir una plantilla WA a una plantilla de tarea (playbook)

Las plantillas de tarea definen qué ocurre cuando el sistema crea una tarea automáticamente. Dentro de cada plantilla de tarea puedes configurar acciones automáticas, incluyendo el envío de un WhatsApp.

1. Ve a Playbooks y selecciona el playbook donde quieres configurarlo.
2. Localiza la etapa correspondiente y abre la plantilla de tarea que quieres editar (o crea una nueva).
3. Dentro de la plantilla de tarea, busca la sección Acciones automáticas.
4. Selecciona la acción Enviar WhatsApp con plantilla.
5. Elige la plantilla aprobada que quieres usar.
6. Si la plantilla tiene variables (por ejemplo {{nombre}}), configura de dónde se toman los valores: campo del contacto, valor fijo, o para que el comercial lo complete al ejecutar la tarea.
7. Guarda los cambios.

Si la plantilla que buscas no aparece en la lista, comprueba que está en estado Aprobada y que pertenece al número de WhatsApp vinculado al playbook.

Añadir una plantilla WA a un workflow

Los workflows funcionan con la estructura Evento → Condición → Acción. El envío de una plantilla de WhatsApp se añade como una acción.

1. Ve a Workflows y selecciona el workflow que quieres editar (o crea uno nuevo).
2. Configura el evento que dispara el workflow y las condiciones opcionales.
3. En la sección de Acciones, añade la acción Enviar WhatsApp.
4. Selecciona la plantilla aprobada.
5. Configura las variables si las hay.
6. Guarda el workflow.

Qué pasa si la plantilla cambia de estado después de configurarla

Si una plantilla asignada pasa a estado Pausada o Deshabilitada, las acciones automáticas o pasos de workflow que la usan dejan de ejecutarse correctamente. El mensaje no se envía y puede generarse un error en la tarea.

Revisa periódicamente el estado de las plantillas que tienes activas en tus automatizaciones.

Conclusión

Para enviar plantillas de WhatsApp de forma automática en Vixiees necesitas configurarlas en dos sitios posibles: como acción automática dentro de una plantilla de tarea del playbook, o como acción dentro de un workflow. En ambos casos la plantilla debe estar Aprobada por Meta. Si el mensaje no se envía, lo primero que hay que comprobar es el estado de la plantilla.

Escenarios relevantes

• La plantilla no aparece al configurar la acción automática: comprueba que está en estado Aprobada en Configuración → Plantillas → WhatsApp.
• El workflow no envía el mensaje: la plantilla puede haberse pausado o deshabilitado después de configurar el workflow. Revisa su estado.
• Las variables no se rellenan correctamente: verifica que el campo del contacto al que apunta la variable tiene datos. Si está vacío, el mensaje puede enviarse con la variable en blanco.
• Quieres usar la misma plantilla en varios playbooks: puedes asignarla como acción automática en tantas plantillas de tarea como necesites siempre que esté Aprobada.