Los equipos en Vixiees permiten agrupar usuarios para asignarles tareas de forma colectiva, facilitando la distribución del trabajo entre departamentos como backoffice o middleoffice.
Qué son los equipos
Un equipo es un grupo de usuarios que pueden recibir tareas de forma compartida. Cuando asignas un equipo a una plantilla de tarea, cualquier miembro del equipo puede tomar esas tareas.
Características
- Un equipo puede tener múltiples miembros
- Un usuario puede pertenecer a varios equipos
- Los equipos se asignan a plantillas de tareas, no a contactos
Crear un equipo
Pasos
- Ve a Configuración > Equipos
- Haz clic en Crear equipo
- Define el nombre del equipo (ej: "Backoffice - Documentación")
- Selecciona los miembros
- Guarda los cambios
Ejemplos de equipos
| Equipo | Uso |
|---|---|
| Backoffice - Documentación | Revisión de documentos |
| Backoffice - Facturación | Gestión de pagos |
| Middle Office - Validación | Verificación de datos |
| Soporte Técnico | Incidencias técnicas |
Asignar equipo a plantilla de tarea
Para que las tareas se distribuyan entre el equipo:
- Abre la plantilla de tarea en el playbook
- Ve a la sección Opciones
- En Equipo, selecciona el equipo deseado
- Guarda los cambios
Las plantillas de sistema (llamada entrante, WhatsApp entrante, etc.) no soportan asignación de equipo.
Distribución de tareas
Cuando un equipo está asignado a una plantilla:
Cómo funciona
- Se crea una tarea desde la plantilla
- La tarea se marca como "transferible" y queda disponible para el equipo
- Cualquier miembro del equipo puede solicitar la siguiente tarea
- El sistema asigna la tarea al primer miembro que la solicite
Orden de prioridad
Cuando un usuario solicita su siguiente tarea, el sistema busca en este orden:
- Tareas asignadas directamente al usuario
- Tareas transferibles sin equipo
- Tareas no transferibles
- Tareas del equipo del usuario
Factores de priorización
Dentro de las tareas del equipo, se priorizan por:
- Prioridad de la plantilla (mayor primero)
- Número de intentos (menor primero)
- Método de desencolado (FIFO o LIFO)
Transferibilidad de tareas
Las tareas de equipo pueden tener diferentes estados:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Sin asignar | Disponible para cualquier miembro del equipo |
| Asignada | Tomada por un miembro específico |
| Transferible | El miembro asignado no está disponible |
Razones de transferibilidad
- El miembro asignado está de vacaciones
- El miembro fue desactivado
- No hay miembro asignado aún
Permisos necesarios
| Acción | Permiso requerido |
|---|---|
| Crear/editar equipos | Gestionar usuarios |
| Asignar equipo a plantilla | Gestionar playbooks |
| Recibir tareas del equipo | Ser agente activo |
Visibilidad
Los miembros de un equipo solo ven las tareas de sus equipos cuando solicitan la siguiente tarea. No tienen visibilidad de todas las tareas pendientes del equipo.
Conclusión
Los equipos permiten:
- Organizar usuarios por función o departamento
- Distribuir tareas de forma equitativa
- Especializar tareas para grupos específicos
- Escalar fácilmente añadiendo miembros
Escenarios relevantes
- Backoffice centralizado: Un equipo maneja todas las tareas administrativas
- Especialización por tipo: Diferentes equipos para documentación, facturación, etc.
- Cobertura de horarios: Equipos por turno para atención continua
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