El modo vacaciones permite que un usuario se ausente temporalmente sin perder la gestión de sus contactos. Vixiees ofrece opciones flexibles para configurar cómo se manejan las tareas y la reasignación durante la ausencia.
Activar el modo vacaciones
Para activar las vacaciones de un usuario:
- Ve a Configuración > Usuarios
- Selecciona el usuario
- Haz clic en Configuración de vacaciones
- Configura las opciones deseadas
- Haz clic en Iniciar vacaciones
Cuando el usuario está de vacaciones, ve un aviso en su panel: "Estás de vacaciones y no puedes hacer tareas. Contacta con tu manager si necesitas ayuda."
Modos de vacaciones disponibles
| Modo | Descripción | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Modo completo | Todas las tareas del usuario se vuelven transferibles | Ausencias largas o totales |
| Solo entrantes | Solo las tareas de llamadas, WhatsApp y emails entrantes son transferibles | Ausencias parciales donde el usuario puede seguir gestionando tareas activas |
Estrategias de reasignación
Al activar vacaciones, debes elegir qué sucede con los contactos:
Seguir criterio del playbook
Los contactos se reasignan automáticamente según la estrategia de asignación configurada en cada playbook (round robin, primer disponible, etc.).
Ninguna reasignación
Los contactos permanecen asignados al usuario de vacaciones. Las tareas se vuelven transferibles pero los contactos no cambian de dueño.
Al iniciar tarea
El contacto se reasigna únicamente cuando otro usuario toma una de sus tareas. Hasta entonces, el contacto sigue asignado al usuario de vacaciones.
Qué sucede con las tareas
Al activar vacaciones:
- Las tareas en estado "creada" se marcan como transferibles
- La razón de transferencia queda registrada como "Usuario de vacaciones"
- Las tareas quedan disponibles para que otros usuarios las tomen
- Las tareas completadas o en progreso no se modifican
Finalizar vacaciones
Cuando el usuario regresa:
- Ve a Configuración > Usuarios > [Usuario]
- Haz clic en Finalizar vacaciones
Qué sucede:
- El usuario vuelve a recibir tareas normalmente
- Se ejecuta un proceso de reasignación automática
- Los contactos que seguían asignados vuelven a generar tareas para el usuario
- Las tareas ya tomadas por otros usuarios permanecen con ellos
Consideraciones importantes
- Permisos necesarios: Solo usuarios con permiso "Gestionar usuarios" pueden activar/desactivar vacaciones de otros
- Auto-gestión: Un usuario no puede gestionar sus propias vacaciones desde la interfaz estándar
- Duración: No hay límite de tiempo para el modo vacaciones
- Múltiples usuarios: Varios usuarios pueden estar de vacaciones simultáneamente
Visualización del estado
Los usuarios de vacaciones muestran:
- Un indicador visual en la lista de usuarios
- Un banner de alerta cuando intentan acceder al panel de tareas
- Estado "De vacaciones" en su perfil
Conclusión
El modo vacaciones garantiza continuidad operativa durante ausencias. Elige la combinación de modo y estrategia que mejor se adapte a tu equipo: modo completo para ausencias totales o modo entrantes para coberturas parciales.
Escenarios relevantes
- Vacaciones largas: Modo completo + reasignar todos los contactos para distribuir carga completa
- Enfermedad corta: Modo completo + ninguna reasignación para mantener ownership del comercial
- Día personal: Solo entrantes + al iniciar tarea para cobertura mínima de urgencias
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