La gestión de usuarios en los playbooks determina qué comerciales reciben tareas y contactos. Este artículo explica cómo funciona la asignación, qué sucede cuando se añaden o eliminan usuarios, y cómo configurar límites diarios.
Cómo acceder a la gestión de usuarios
Para gestionar los usuarios de un playbook:
- Navega al menú lateral > Playbooks
- Selecciona el playbook que deseas configurar
- Busca la sección Agentes asignados
Añadir usuarios al playbook
Para añadir un comercial al playbook:
- Haz clic en Añadir agente
- Selecciona uno o varios usuarios de la lista
- Confirma la selección
Qué sucede cuando añades un usuario
- El playbook se añade a la lista de playbooks del usuario
- Después de 30 segundos, el sistema reasigna tareas existentes:
El retardo de 30 segundos permite que otras operaciones se completen y evita conflictos.
Eliminar usuarios del playbook
Para eliminar un comercial del playbook:
- Localiza al usuario en la lista de agentes asignados
- Haz clic en el botón Eliminar junto a su nombre
- Confirma la acción
Qué sucede cuando eliminas un usuario
- El playbook se elimina de la lista del usuario
- Inmediatamente, todas las tareas pendientes del usuario para este playbook:
- Los límites diarios del usuario para este playbook se eliminan
Las tareas no se eliminan, solo quedan disponibles para reasignación a otros comerciales.
Límites diarios de asignación
Puedes establecer un máximo de contactos nuevos por día para cada comercial.
Cómo configurar límites
- En la sección de agentes, activa el interruptor Límite diario junto al usuario
- Introduce el número máximo de contactos por día
- Guarda los cambios
Cómo funcionan los límites
- El contador se incrementa cada vez que se asigna un contacto nuevo al comercial
- Cuando el comercial alcanza su límite, el sistema lo excluye del round robin
- El contador se reinicia automáticamente a medianoche (zona horaria de la cuenta)
- Un límite de 0 o vacío significa sin límite
Los límites diarios solo aplican con la estrategia de asignación Round Robin.
Impacto en las tareas
Cuando un usuario es añadido
| Momento | Acción |
|---|---|
| Inmediato | Playbook añadido al usuario |
| +30 segundos | Tareas de sus contactos se le asignan |
Cuando un usuario es eliminado
| Momento | Acción |
|---|---|
| Inmediato | Tareas pendientes quedan sin asignar |
| Inmediato | Tareas se marcan como transferibles |
| Inmediato | Límites diarios se eliminan |
Transferibilidad de tareas
Cuando un usuario es eliminado del playbook, sus tareas se marcan con la razón "Comercial desasignado del playbook".
Esto permite que:
- Otros comerciales del playbook puedan tomar esas tareas
- El sistema reasigne automáticamente según la estrategia configurada
- No se pierda ningún trabajo pendiente
Validaciones
El sistema valida que:
- Solo usuarios con rol de agente pueden asignarse a playbooks
- Los usuarios deben pertenecer a la misma cuenta que el playbook
- Los límites diarios solo pueden configurarse para usuarios ya asignados
Conclusión
La gestión de usuarios en playbooks es crítica para la distribución del trabajo:
- Añadir usuarios los habilita para recibir tareas del playbook
- Eliminar usuarios libera sus tareas para reasignación
- Los límites diarios ayudan a balancear la carga de trabajo
Revisa periódicamente la asignación de usuarios para mantener el equipo equilibrado.
Escenarios relevantes
Comercial que deja la empresa
Al eliminar al usuario del playbook, todas sus tareas quedan disponibles para otros comerciales automáticamente.
Redistribución de carga
Usa los límites diarios para evitar que algunos comerciales reciban más contactos que otros durante picos de demanda.
Comercial en vacaciones
En lugar de eliminar al usuario, usa el modo vacaciones que permite reasignar contactos temporalmente.
Playbook sin usuarios
Si un playbook no tiene usuarios asignados, las tareas se crearán pero no se ejecutarán. Asegúrate de tener siempre al menos un comercial asignado.
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