Cuando tu cuenta esta integrada con HubSpot, es posible que aparezcan contactos duplicados en tu base de datos aunque tengan el mismo email o telefono. Este articulo explica por que ocurre y como solucionarlo.
1. Por que aparecen duplicados
Cuando activas la integracion con HubSpot, la creacion de contactos funciona de forma diferente segun su origen:
- Contactos gestionados por tu plataforma: Los que entran por llamada entrante, WhatsApp, email o creacion manual pasan por un sistema de deteccion de duplicados. Si ya existe un contacto con el mismo email o telefono, no se crea uno nuevo.
- Contactos que vienen de HubSpot: Se sincronizan tal cual llegan. Si HubSpot envia un contacto que ya existe en tu base de datos, se creara un duplicado porque la plataforma no modifica ni bloquea lo que HubSpot envia.
El origen del duplicado no esta en tu plataforma. Esta en HubSpot.
2. Cuando ocurre exactamente
El escenario tipico:
- Un contacto rellena un formulario y se crea en HubSpot con el email
juan@ejemplo.com - Ese mismo contacto rellena otro formulario (o un vendedor lo crea manualmente en HubSpot) con el mismo email
- HubSpot ahora tiene dos registros con el mismo email
- La integracion sincroniza ambos registros a tu plataforma
- Resultado: dos contactos con el mismo email
Esto tambien puede pasar cuando:
- Se importan listas en HubSpot sin control de duplicados
- Varios formularios crean contactos independientes en HubSpot
- Diferentes fuentes de captacion en HubSpot no estan unificadas
3. Como solucionarlo
La gestion de duplicados debe hacerse directamente en HubSpot, antes de que los contactos se sincronicen. Te recomendamos contactar con el soporte de HubSpot o con tu partner de HubSpot (si aplica) para que te ayuden a configurar correctamente las reglas de deduplicacion y las fuentes de captacion en tu cuenta.
Conclusion
Los duplicados con integracion de HubSpot no son un error de configuracion de tu plataforma. Son contactos que ya llegan duplicados desde HubSpot. La clave es mantener limpia tu base de datos en HubSpot y trabajar con su equipo de soporte para prevenir que se generen duplicados en origen.
Escenarios relevantes
- Empresa con multiples formularios de captacion: Cada formulario en HubSpot puede generar un contacto nuevo si no esta configurado para buscar existentes. Al sincronizar, todos aparecen como contactos separados.
- Equipo de ventas que crea contactos manualmente en HubSpot: Si un vendedor crea un contacto en HubSpot sin verificar que ya existe, la integracion lo sincroniza como nuevo.
- Migracion o importacion masiva en HubSpot: Las importaciones de CSV en HubSpot pueden generar duplicados si no se activa la opcion de deduplicacion por email durante la importacion.
- Duplicados cuyo origen no es HubSpot: Si detectas contactos duplicados en un escenario de integracion con HubSpot pero confirmas que el origen de los duplicados no viene de HubSpot, contactanos para que podamos investigar si se trata de un error en la sincronizacion.
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