Vixiees permite mover contactos entre etapas de forma automática mediante workflows, acciones de tareas y condiciones configurables. Este artículo explica los mecanismos disponibles.
Formas de cambiar estado automáticamente
Existen tres mecanismos principales:
- Workflows: Automatizaciones que se disparan por eventos o condiciones
- Acciones de tarea: Movimientos que ocurren al completar una tarea
- Cambio manual: El comercial mueve al contacto explícitamente
Workflows con acción de mover contacto
Los workflows pueden incluir la acción Mover a playbook que cambia automáticamente la etapa del contacto.
Configuración
- Navegar a Playbooks > [Playbook] > Workflows
- Crear o editar un workflow
- Añadir la acción Mover a playbook
- Seleccionar el playbook y etapa destino
- Configurar condiciones de disparo
Opciones de ejecución
| Opción | Comportamiento |
|---|---|
| Una vez por contacto | Solo se ejecuta la primera vez |
| Múltiples veces | Se ejecuta cada vez que se cumplen las condiciones |
| Una vez mientras esté en playbook | Se reinicia si el contacto sale y vuelve |
Acciones de tarea al completar
Las plantillas de tarea pueden configurar acciones automáticas:
Acción de éxito
Se ejecuta cuando la tarea se completa con contacto exitoso:
- Mover a la siguiente etapa del embudo
- Cambiar a otro playbook
- Marcar como ganado
Acción de fracaso
Se ejecuta cuando la tarea se completa sin contacto exitoso:
- Mover a etapa de reintento
- Marcar como perdido
- Enviar a playbook de recuperación
Solo puede haber una acción de mover por plantilla de tarea.
Disparadores de workflow
Los workflows se disparan por estos eventos:
- Entrada a etapa: Cuando el contacto llega a una etapa específica
- Cambio de campo: Cuando un valor cambia en el contacto
- Condiciones temporales: Después de X tiempo desde un evento
Workflows con retraso
Puedes configurar que el workflow espere antes de ejecutarse:
- Minutos, horas, días o días hábiles
- El retraso se cuenta desde el evento disparador
- Si el contacto cambia de estado durante el retraso, el workflow puede no ejecutarse
Límites de ejecución
Para evitar bucles infinitos, los workflows tienen límites:
- 10 ejecuciones por hora por workflow
- 20 ejecuciones por día por workflow
- Si se alcanza el límite, las ejecuciones adicionales se omiten
Qué sucede al cambiar de estado
Cuando un contacto cambia de etapa automáticamente:
- Se actualiza el playbook/etapa del contacto
- Se registra el cambio con la razón (workflow, acción de tarea, etc.)
- Se sincronizan los cambios al CRM (si está conectado)
- Se disparan workflows de la nueva etapa
- Se verifican y crean nuevas tareas
Estados especiales: Ganado y Perdido
Al mover a etapas de Ganado o Perdido:
- Se propaga el estado a las oportunidades abiertas
- Se actualiza el CRM con el resultado
- Se marca el contacto como cliente (si gana)
- Se registra la razón de pérdida (si pierde)
Conclusión
Los cambios de estado automáticos permiten crear flujos de trabajo inteligentes que avanzan a los contactos según su comportamiento y las interacciones con el equipo comercial.
Escenarios relevantes
- Escalar automáticamente leads calientes que responden rápido
- Mover a recuperación contactos sin respuesta tras varios intentos
- Cerrar automáticamente contactos que cumplen criterios de pérdida
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