Vixiees se conecta con HubSpot para mantener tus contactos y oportunidades sincronizados en ambas plataformas.
¿Qué se sincroniza exactamente?
Campos de contacto
De HubSpot a Vixiees:
| Campo en HubSpot | Campo en Vixiees |
|---|---|
| firstname | Nombre |
| lastname | Apellido |
| phone | Teléfono |
| company | Empresa |
| hs_lead_status | Estado del lead |
| lifecyclestage | Etapa del ciclo de vida |
| hubspot_owner_id | Agente asignado |
| Campos personalizados mapeados | Atributos personalizados |
De Vixiees a HubSpot:
- Los mismos campos en dirección inversa
- Cuando cambias el agente asignado, se actualiza el owner en HubSpot
Campos de oportunidad (Deal)
De HubSpot a Vixiees:
| Campo en HubSpot | Campo en Vixiees |
|---|---|
| dealname | Título |
| description | Descripción |
| amount | Importe |
| closedate | Fecha de cierre |
| closed_lost_reason | Motivo de pérdida |
| pipeline | Pipeline |
| dealstage | Etapa |
| hs_is_closed | Cerrada (sí/no) |
| hs_is_closed_won | Ganada (sí/no) |
| hubspot_owner_id | Agente asignado |
Tiempos de sincronización
De HubSpot a Vixiees
HubSpot utiliza dos mecanismos de sincronización según el tipo de campo:
Campos críticos (Webhooks) - Tiempo real
Estos campos se actualizan instantáneamente (~10-15 segundos) porque HubSpot envía una notificación directa a Vixiees:
Contactos:
- Creación de contacto nuevo
- Eliminación de contacto
- Fusión (merge) de contactos
- Estado del lead (hs_lead_status)
- Etapa del ciclo de vida (lifecyclestage)
- Agente asignado (hubspot_owner_id)
Oportunidades:
- Creación de deal nuevo
- Eliminación de deal
- Fusión (merge) de deals
- Cambio de etapa (dealstage)
- Agente asignado (hubspot_owner_id)
Por qué importa: Si cambias el owner de un contacto en HubSpot, el agente correcto lo verá en Vixiees en segundos. Lo mismo para cambios de etapa o estado del lead.
Campos secundarios (Polling) - Cada 1-2 minutos
Estos campos se actualizan mediante consultas periódicas que Vixiees hace a HubSpot:
Contactos:
- Nombre y apellido
- Email y teléfono
- Empresa
- Campos personalizados mapeados
Oportunidades:
- Nombre del deal
- Descripción
- Importe y fecha de cierre
- Motivo de pérdida
- Estado cerrado/ganado
| Proceso | Frecuencia | Delay máximo |
|---|---|---|
| Detección de cambios | Cada 1 minuto | ~1 minuto |
| Procesamiento de cambios | Cada 20 segundos | ~20 segundos |
| Tiempo total aproximado | - | 1-2 minutos |
Por qué importa: Si corriges el email de un contacto en HubSpot, puede tardar hasta 2 minutos en verse en Vixiees. Esto es normal.
De Vixiees a HubSpot
| Acción | Tiempo |
|---|---|
| Actualizar contacto | Inmediato |
| Cambiar etapa | Inmediato |
| Crear/actualizar deal | Inmediato |
Los cambios de Vixiees a HubSpot se envían en tiempo real, sin delay.
Sincronización de datos generales
| Datos | Frecuencia |
|---|---|
| Usuarios (owners) | Cada 24 horas |
| Propiedades de contacto | Cada 24 horas |
| Propiedades de deal | Cada 24 horas |
| Pipelines y etapas | Cada 24 horas |
Vinculación de etapas
Para que funcione la sincronización de etapas, debes vincular cada etapa de tu playbook con HubSpot:
Opciones de vinculación:
- Deal Stage - Etapa del pipeline de deals (ej: "Appointment Scheduled")
- Lead Status - Estado del contacto (ej: "New", "Open", "In Progress")
- Lifecycle Stage - Etapa del ciclo de vida (ej: "Lead", "Opportunity", "Customer")
Puedes usar una o varias de estas vinculaciones según tu configuración de HubSpot.
Actividades que se envían a HubSpot
Vixiees puede registrar actividades en HubSpot:
- Llamadas realizadas (con duración y resultado)
- Emails enviados
- Mensajes de WhatsApp
- Notas y comentarios
¿Qué pasa si hay conflictos?
Mismo contacto modificado en ambos lados
El cambio más reciente prevalece. Si modificas en HubSpot a las 10:00 y en Vixiees a las 10:01, queda el valor de Vixiees.
Contacto ya existe
El sistema busca por ID de HubSpot para evitar duplicados. Si un contacto ya está vinculado, se actualiza en lugar de crear uno nuevo.
Configuración inicial
- Ve a Ajustes > Integraciones > HubSpot
- Haz clic en "Conectar con HubSpot"
- Autoriza el acceso en la ventana de HubSpot
- Mapea los campos personalizados que quieras sincronizar
- Vincula las etapas de tus playbooks con deal stages/lead status
- Espera la primera sincronización (~2-3 minutos)
Buenas prácticas
Evitar cambios masivos en horas punta
Importante: Las importaciones o actualizaciones masivas en HubSpot pueden ralentizar la sincronización y afectar la disponibilidad de datos en Vixiees.
Qué evitar en horas de máximo trabajo (9:00-14:00, 16:00-19:00):
- Importaciones de contactos grandes (más de 500 registros)
- Actualizaciones masivas de campos
- Cambios de owner en lote
- Workflows de HubSpot que modifiquen muchos contactos a la vez
Por qué afecta:
- Cada cambio genera una notificación que Vixiees debe procesar
- Miles de cambios simultáneos pueden saturar la cola de procesamiento
- Los agentes pueden ver datos desactualizados mientras se procesa la cola
Recomendaciones:
- Programa importaciones masivas fuera de horario laboral (noche o fin de semana)
- Si necesitas hacer cambios masivos, avisa al equipo de que puede haber delays temporales
- Divide las importaciones grandes en lotes más pequeños
Preguntas frecuentes
¿Por qué un contacto tarda en aparecer?
La sincronización de HubSpot a Vixiees puede tardar hasta 2 minutos. Si tarda más, verifica que la integración esté activa.
¿Se sincronizan los contactos eliminados?
No. Los contactos eliminados en HubSpot no se eliminan automáticamente en Vixiees.
¿Puedo sincronizar solo algunos contactos?
No directamente. Se sincronizan todos los contactos que tengan cambios. Puedes filtrar qué contactos entran a playbooks usando condiciones.
¿Qué pasa si HubSpot está caído?
Los cambios de Vixiees quedan pendientes y se reintentan automáticamente. Los cambios de HubSpot se procesarán cuando vuelva a estar disponible.
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