04. Etapas

Las etapas son los pasos por los que pasa un contacto dentro de un playbook. Representan el embudo de ventas y permiten visualizar en qué punto del proceso comercial se encuentra cada lead.

Concepto de etapa

Cada playbook tiene múltiples etapas ordenadas por posición. Un contacto solo puede estar en una etapa a la vez dentro de un playbook.

Ejemplo de embudo:

1. Nuevo lead
2. Contactado
3. Llamada agendada
4. Propuesta enviada
5. Negociación
6. Ganado
7. Perdido

Es importante no confundir etapas de embudo de ventas con número de contactos realizados. Es habitual ver confusión en este punto con etapas configuradas como “Llamada 1” “Llamada 2”. Esto se configura directamente en la recurrencia de las tareas. Para más detalle ver el artículo “05. Tareas”.

Tipos de etapa

Etapas abiertas

Etapas normales del proceso donde el contacto aún está activo en el funnel.

Etapa Ganado

Etapa especial que indica que el contacto ha sido convertido exitosamente. Puede estar relacionado con diferentes tipos de conversión dependiendo del modelo de negocio de cada empresa, como por ejemplo, contrato firmado, venta pagada o cita agendada.

Consideraciones clave:

• Solo puede haber una etapa ganado por playbook
• Al mover un contacto a esta etapa, se cierra como ganado
• Se registra la fecha y motivo del cierre (opcional)

Etapa Perdido

Etapa especial que indica que el contacto no continuó el proceso. Habitualmente porque no muestran interés:

• Solo puede haber una etapa perdido por playbook
• Al mover un contacto aquí, se cierra como perdido
• Se puede registrar el motivo de pérdida

Nota: Una etapa no puede ser ganado y perdido al mismo tiempo.

Campos requeridos

Cada etapa puede definir campos obligatorios que el contacto debe tener completados antes de avanzar:

• Campos del contacto (email, teléfono, empresa, etc.)
• Atributos personalizados
• Campos del CRM integrado
• Atributos de oportunidad (si se utilizan de manera activa)

Si un contacto no tiene los campos requeridos completos, el sistema advertirá antes de permitir el avance.

Acciones automáticas al entrar a una etapa

Cada etapa puede tener acciones que se ejecutan cuando un contacto entra:

Para más detalle visitar el artículo “08. Workflows”.

Sincronización con CRM

Las etapas pueden vincularse con estados del CRM integrado:

HubSpot

• Etapa de deal - Sincroniza con pipeline de deals
• Estado de lead - Sincroniza con la propiedad de Hubspot “Lead Status” o “Estado del lead” del contacto
• Etapa de ciclo de vida - Sincroniza con la propiedad “Lifecycle Stage” o “Etapa del Ciclo de vida” del contacto.

Pipedrive

• Etapa de pipeline - Sincroniza con stages del pipeline

Cuando un contacto cambia de etapa en Vixiees, automáticamente se actualiza el campo vinculado en el CRM y viceversa.

Por ejemplo, si una etapa de Vixiees está vinculada al Estado del Lead “Nuevo” en Hubspot, todo contacto que entre en dicha etapa en Vixiees modificará la propiedad de cada contacto a “Nuevo” y viceversa; cada contacto que se marque como “Nuevo” en Hubspot será ubicado en Vixiees en la etapa vinculada.

Navegación entre etapas

Puedes definir y limitar qué etapas son accesibles desde cada etapa:

• Etapas siguientes - A dónde puede avanzar el contacto
• Etapas anteriores - A dónde puede retroceder

Esto permite crear flujos no lineales donde un contacto puede saltar etapas o volver atrás.

Plantillas de tarea por etapa

Cada etapa puede tener asociadas plantillas de tarea específicas que se crean automáticamente cuando el contacto entra en esa etapa. Ver artículo "06. Plantillas de tarea".

Workflows por etapa

Puedes crear workflows que se activen cuando un contacto entra en una etapa específica. Ver artículo "08. Workflows".

Consejos de uso

• Mantén el número de etapas manejable (5-8 etapas es lo ideal)
• Nombra las etapas de forma clara y orientada a la acción
• Define campos requeridos solo cuando sean realmente necesarios
• Usa acciones automáticas para comunicaciones estándar