05. Tareas

El sistema de tareas es el núcleo operativo de Vixiees. Cada interacción con un contacto se gestiona a través de tareas que se crean, asignan, priorizan y completan siguiendo reglas definidas.

Ciclo de vida de una tarea

Cada tarea pasa por estos estados:

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Creada → Iniciada → Completada
   │         │
   │         └─→ Reiniciada → Creada
   │
   └─→ Cancelada

Estados de la tarea

Estado	Descripción
Creada	Tarea generada, esperando ser trabajada
Iniciada	Comercial está trabajando en la tarea
Completada	Tarea finalizada (con resultado)
Cancelada	Tarea eliminada por el sistema antes de iniciarse

Resultados de completar una tarea

Resultado	Significado
Éxitosa	Se logró contacto efectivo
Sin éxito	No se logró el contacto efectivo
Neutral	Resultado intermedio
Cerrado	Contacto cerrado/archivado

Creación de tareas

Creación automática

El sistema crea tareas automáticamente cuando:

Un contacto entra en una etapa con plantillas de tarea configuradas
Se cumple una recurrencia (reintento)
Se activa un workflow
Llega una llamada, WhatsApp o email entrante

Creación manual

Los administradores pueden crear tareas manualmente:

Vía API
Como recordatorio programado

Validaciones en la creación

El sistema verifica antes de crear una tarea:

La plantilla de tarea existe y está activa
El contacto cumple las condiciones de inicio
No existe ya una tarea igual pendiente
No hay tareas bloqueantes de mayor prioridad
La secuencia de reintentos no está completa

Sistema de prioridades

Cómo funcionan las prioridades

Cada plantilla tiene una prioridad numérica (0-999)
Menor número = Mayor prioridad
Las tareas se ordenan primero por prioridad, luego por intentos, luego por orden de creación

Orden de atención

Cuando un comercial solicita su siguiente tarea, el sistema ordena por:

Prioridad (número menor primero, es decir, prioridad 1 mayor que prioridad 9)
Número de intentos (menos intentos primero, es decir, intento 1 antes que intento 3)
Orden de creación (FIFO o LIFO según configuración)

Estrategias de cancelación

Cuando llega una tarea nueva, puede cancelar tareas existentes según la estrategia:

Estrategia	Comportamiento
Nunca	La tarea actual no se cancela en ningún caso
Por prioridad	Se cancela si llega una de mayor prioridad, ejemplo, una tarea de Llamada perdida (prioridad 1) cancela una tarea de seguimiento (prioridad 6)
Siempre	Se cancela si llega cualquier tarea nueva

Asignación de tareas a agentes comerciales

Cadena de prioridad para asignar

Cuando se crea una tarea, el sistema determina el comercial asignado en este orden:

Asignación explícita: Si se especificó un comercial al crear dicha tarea (aplica a recordatorios asignados directamente a un agente)
Tarea activa: El comercial que ya tiene una tarea iniciada con el contacto
Llamada activa: El comercial que está en llamada con el contacto
Último del equipo: Si la tarea es de equipo, el último miembro que atendió al contacto
Comercial del contacto: El comercial asignado al contacto

Si ninguna condición aplica, la tarea queda sin asignar (Transferible) y disponible para cualquier comercial del playbook.

Transferibilidad de tareas

Qué es una tarea transferible

Una tarea transferible puede ser tomada por cualquier comercial del playbook, no solo por el asignado.

Cuándo una tarea es transferible

Condición	Razón de transferibilidad
Plantilla configurada como transferible	Configuración de plantilla
Contacto sin comercial asignado	Sin asignación
Comercial asignado no pertenece al playbook	Asignación inválida
Comercial asignado no disponible	Indisponibilidad
Comercial eliminado del playbook	Desasignación
Comercial desactivado	Cuenta inactiva
Comercial de vacaciones	Ausencia configurada
Tarea reiniciada	Reset de tarea

Activación de tareas

En cada unidad de tarea en el muro de actividad de un contacto se puede observar la activación de dicha tarea. La fecha de activación es diferente de la fecha de creación de la tarea.

Campo "Activa desde"

Es la fecha en la que la tarea está disponible de forma efectiva por un agente. Cada tarea tiene una fecha/hora de activación. La tarea no está disponible hasta ese momento.

Cálculo de la activación

La fecha de activación se calcula considerando:

Retardo desde última tarea: Espera X tiempo después de completar la tarea anterior
Retardo desde cambio de etapa: Espera X tiempo después de entrar en la etapa
Configuración de recurrencia: Tiempo entre reintentos

Tareas con activación futura

Las tareas con fecha de activación futura:

Aparecen en la lista con indicador "Futura"
No se muestran al solicitar "Siguiente tarea"
Se activan automáticamente cuando llega la hora

Requisitos para completar

Algunas tareas requieren verificar comunicación antes de completar. En el caso de que así se indique en la plantilla de tarea, el sistema obligará al vendedor a realizar la comunicación requerida antes de avanzar y completar la tarea:

Requisito	Verificación
Llamada requerida	Debe haber llamada realizada desde que la tarea se activó
Email requerido	Debe haber email enviado desde que la tarea se activó
WhatsApp requerido	Debe haber mensaje de WhatsApp desde que la tarea se activó

Los requisitos pueden omitirse con permisos especiales o si el contacto está marcado como ignorado.

Acciones automáticas al completar una tarea

Al completar una tarea pueden ejecutarse acciones automáticas:

Acciones de no éxito (resultado = No Éxito, es decir, no se alcanza un contacto válido con el lead)

Enviar email, SMS o WhatsApp
Mover a otro playbook
Cambiar etapa del contacto
Actualizar campos
Suelen configurarse para reintentos o derivaciones

Recurrencia

Si la plantilla tiene reintentos configurados, se crea automáticamente la siguiente tarea de la secuencia.

Reiniciar tareas

Una tarea puede reiniciarse (volver a estado "Creada"):

Desde la ficha del contacto
Mediante workflow
Solo si no está completada

Al reiniciar:

Se recalcula la transferibilidad
Se marca con flag "ha sido reiniciada"
Queda disponible nuevamente