11. Llamadas

Vixiees integra un sistema completo de telefonía que permite gestionar llamadas entrantes y salientes, incluyendo modos automático, progresivo y predictivo.

Llamadas entrantes

Flujo de recepción

Cuando un contacto llama a uno de los números de la cuenta:

1. La llamada llega al sistema de Vixiees
2. El sistema busca o crea el contacto por el número de teléfono
3. Se crea una tarea de "Llamada entrante" automáticamente
4. Se asigna a un usuario disponible del playbook
5. El contacto escucha música de espera mientras se conecta
6. El usuario recibe una notificación en tiempo real

Aceptar o rechazar

Cuando llega una llamada entrante, el comercial puede:

• Aceptar: Se conecta con el contacto y comienza la tarea
• Rechazar: La llamada se marca como perdida y se crea una tarea de seguimiento

Llamadas perdidas

Si la llamada no es respondida (timeout de 60 segundos o rechazo):

• Se crea automáticamente una tarea de "Llamada perdida"
• El contacto queda marcado para seguimiento
• La tarea se asigna al comercial correspondiente

Horario de oficina

Si la llamada llega fuera del horario configurado:

• Se reproduce un mensaje de oficina cerrada
• Se crea una tarea de llamada perdida
• Opcionalmente, se puede redirigir a otro número

Llamadas salientes

Llamada manual

El comercial puede iniciar una llamada desde:

• La ficha del contacto
• La tarea activa
• El listado de contactos

El sistema selecciona automáticamente el mejor número saliente según:

1. El último número desde el que el contacto llamó
2. Un número del mismo país que el contacto
3. El número principal del playbook
4. Cualquier número disponible

Selección de número

El sistema prioriza usar el mismo número con el que el contacto ya ha interactuado, para mantener consistencia y mejorar la tasa de respuesta.

Estados de llamada

Cada llamada puede terminar en uno de estos estados:

Grabación de llamadas

Si está habilitada en la cuenta:

• Las llamadas se graban automáticamente
• La grabación comienza cuando el contacto responde
• Se almacena en formato dual (stereo) para separar voces
• Disponible para reproducción en la ficha del contacto

La grabación requiere activación previa por parte del administrador.

Coaching (supervisión de llamadas)

Los supervisores pueden escuchar llamadas en tiempo real:

• Se unen a la llamada en modo conferencia
• Su micrófono está silenciado por defecto
• Pueden dar indicaciones al comercial sin que el contacto escuche

Sincronización con CRM

Al finalizar cada llamada:

• Se registra la actividad en HubSpot o Pipedrive
• Incluye duración, resultado y notas
• Se sincroniza 5 minutos después para capturar notas adicionales

Conclusión

El sistema de telefonía de Vixiees permite:

• Gestionar llamadas entrantes con asignación automática
• Realizar llamadas salientes con selección inteligente de número
• Grabar conversaciones para análisis posterior
• Supervisar llamadas de comerciales en tiempo real

Escenarios relevantes

• Call centers: Gestión de alto volumen con distribución automática
• Equipos de ventas: Seguimiento de leads con grabación y análisis
• Supervisión de calidad: Coaching en tiempo real para formación