Los workflows son automatizaciones que ejecutan acciones cuando ocurren ciertos eventos en el sistema. Permiten automatizar tareas repetitivas y mantener la coherencia en los procesos comerciales.
Estructura de un workflow
Cada workflow tiene tres componentes:
- Eventos - Qué dispara el workflow
- Condiciones - Filtros opcionales para ejecutar solo en ciertos casos
- Acciones - Qué hace el workflow cuando se activa
Eventos disponibles
Eventos de contacto
| Evento | Descripción |
|---|---|
| Contacto creado | Se dispara cuando se crea un nuevo contacto |
| Contacto actualizado | Se dispara cuando se modifica un campo del contacto |
| Contacto entra en etapa | Se dispara cuando el contacto cambia de etapa |
Eventos de oportunidad
| Evento | Descripción |
|---|---|
| Oportunidad creada | Se dispara cuando se crea un nuevo deal |
| Oportunidad actualizada | Se dispara cuando se modifica un deal |
Campos monitoreados
Para el evento "actualizado", puedes especificar qué campos monitorear. El workflow solo se dispara si cambia alguno de los campos seleccionados.
Eventos de mensaje y llamada
Además de los eventos de contacto y oportunidad, puedes disparar un workflow cuando llega una comunicación:
| Evento | Descripción | Ejemplo de uso |
|---|---|---|
| WhatsApp recibido | Se dispara al recibir un mensaje de WhatsApp del contacto | Responder automáticamente fuera de ciertos horarios |
| Email entrante | Se dispara al recibir un correo del contacto | Detectar emails desde un dominio de la competencia y alertar al equipo |
| Llamada entrante | Se dispara cuando el contacto llama | Marcar como VIP y notificar al instante cuando llama un número concreto |
| Llamada perdida | Se dispara cuando una llamada entrante no se contesta o la oficina está cerrada | Disparar una secuencia de seguimiento automático tras perder la llamada |
Cuidado con el doble disparo: una llamada perdida activa a la vez "Llamada entrante" y "Llamada perdida" — si un workflow está suscrito a los dos, se ejecutará dos veces para la misma llamada. Las llamadas redirigidas fuera de Vixiees solo disparan "Llamada entrante", nunca "Llamada perdida" (Vixiees no puede saber si se contestó una vez redirigida). Para "Email entrante", usa siempre este evento específico — el evento genérico "Contacto actualizado" no se dispara con la actualización automática del campo Último email recibido.
Condiciones
Puedes agregar condiciones para filtrar cuándo se ejecuta el workflow:
- Condiciones sobre campos del contacto
- Condiciones sobre atributos personalizados
- Condiciones sobre campos del CRM
- Condiciones de tiempo (hora del día, día de la semana)
Las condiciones se pueden combinar con lógica AND/OR para crear reglas complejas.
Acciones disponibles
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Enviar email | Envía una plantilla de email al contacto |
| Enviar WhatsApp | Envía una plantilla de WhatsApp |
| Enviar SMS | Envía un mensaje SMS |
| Actualizar campo | Modifica un valor del contacto o deal |
| Cambiar asignado | Reasigna el contacto a otro agente |
| Mover a playbook | Cambia el contacto de playbook y etapa |
| Eliminar contacto | Borra el contacto del sistema |
| Crear oportunidad | Crea un nuevo deal para el contacto |
Retardo en la ejecución
Puedes configurar un retardo antes de ejecutar las acciones:
| Unidad | Ejemplo |
|---|---|
| Minutos | Ejecutar en 30 minutos |
| Horas | Ejecutar en 2 horas |
| Días | Ejecutar en 3 días |
| Días hábiles | Ejecutar en 2 días hábiles (salta fines de semana) |
El retardo se calcula desde el momento en que ocurre el evento.
Políticas de ejecución
Controla cuántas veces puede ejecutarse un workflow para el mismo contacto:
| Política | Comportamiento |
|---|---|
| Múltiples veces | Se ejecuta cada vez que ocurre el evento |
| Una vez por contacto | Solo se ejecuta la primera vez para cada contacto |
| Una vez mientras esté en playbook | Se ejecuta una vez por contacto, pero se reinicia si sale y vuelve al playbook |
Alcance del workflow
Los workflows pueden aplicarse a:
- Toda la cuenta - Afecta a todos los contactos
- Un playbook específico - Solo contactos en ese playbook
- Una etapa específica - Solo contactos en esa etapa
Activación y desactivación
Los workflows tienen un estado activo/inactivo:
- Solo los workflows activos se ejecutan
- Puedes desactivar temporalmente sin eliminar
- El sistema registra quién y cuándo hizo cambios
Desactivación automática
El sistema puede desactivar un workflow automáticamente si:
- Se alcanza un límite de ejecuciones
- Se detecta un posible bucle infinito
- La cuenta se desactiva
Historial de ejecución
Cada ejecución de workflow genera un registro que incluye:
- Fecha y hora de ejecución
- Contacto afectado
- Acciones ejecutadas
- Resultado (exitoso o fallido)
Requisitos para activar
Un workflow necesita para poder activarse:
- Al menos un evento configurado
- Al menos una acción configurada
- Nombre definido
Buenas prácticas
- Usa nombres descriptivos que indiquen qué hace el workflow
- Prueba los workflows con pocos contactos antes de activarlos masivamente
- Documenta la lógica compleja en la descripción
- Revisa periódicamente los workflows activos para eliminar los obsoletos
- Ten cuidado con los bucles: evita que un workflow dispare otro que dispare al primero
Varias acciones sí, varios retrasos no
Un mismo workflow puede tener varias acciones (por ejemplo, enviar un email Y actualizar un campo a la vez), pero el retardo de ejecución es único para todo el workflow, no por acción. Todas las acciones de un workflow se ejecutan juntas, tras el mismo retardo configurado.
Si necesitas que dos acciones se ejecuten con retrasos distintos (por ejemplo, un email a los 10 minutos y un WhatsApp al día siguiente), tienes que crear dos workflows separados, cada uno con su propio retardo.
Conclusión
Los workflows permiten automatizar procesos comerciales combinando eventos, condiciones y acciones, con control preciso sobre cuándo y cuántas veces se ejecutan. Combina condiciones para segmentar con precisión, y usa la política de ejecución correcta según si el proceso debe repetirse o no.
Escenarios relevantes
- Bienvenida automática: evento "Contacto creado" + acción "Enviar WhatsApp" con plantilla de bienvenida, sin condiciones ni retardo
- Recordatorio si no hay respuesta: evento "Contacto entra en etapa" + retardo de 2 días + condición "etapa sigue siendo la misma" + acción "Enviar email" de seguimiento
- Alerta de oportunidad de alto valor: evento "Oportunidad creada" + condición "valor mayor a X" + acción "Cambiar asignado" a un comercial senior, política "múltiples veces"
- Onboarding único por contacto: evento "Contacto entra en etapa" + acción "Enviar email" con guía de bienvenida + política "una vez por contacto", para que no se repita si el contacto vuelve a pasar por esa etapa
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