03. Playbooks

Un playbook es el motor operativo de Vixiees que organiza y automatiza la distribución de tareas entre el equipo comercial. Define qué tareas deben ejecutarse, en qué orden, y quién debe realizarlas.

Cómo acceder a los Playbooks

Para gestionar los playbooks de tu cuenta:

• Navega al menú lateral izquierdo
• Haz clic en Playbooks (icono de cerebro)

Para acceder a esta sección necesitas el permiso "Gestionar playbooks". Si no ves la opción, contacta a tu administrador.

Conceptos fundamentales

Etapas del embudo

Cada playbook tiene etapas ordenadas que representan el embudo de ventas. Los contactos progresan entre etapas según su avance comercial.

• Las etapas se ordenan visualmente de izquierda a derecha
• Cada etapa puede tener sus propias plantillas de tarea
• Las etapas pueden marcarse como "Ganado" o "Perdido" para cerrar oportunidades

Plantillas de tarea

Las plantillas definen qué tareas se crean automáticamente cuando un contacto cumple ciertas condiciones:

• Cada plantilla tiene una prioridad numérica
• Pueden requerir (obligar) acciones específicas (llamada, WhatsApp, email)
• Permiten configurar recurrencia para reintentos automáticos

Estrategia de asignación

Determina cómo se asignan los contactos nuevos que entran a un playbook a los comerciales asignados a dicho playbook:

Sistema de prioridades

Las tareas se ordenan por prioridad numérica: mayor número = mayor prioridad. Cuando existen múltiples tareas para un contacto, solo se muestra la de mayor prioridad.

Resolución de conflictos

Una tarea de mayor prioridad puede cancelar tareas pendientes de menor prioridad según la estrategia de cancelación configurada en cada plantilla:

• Nunca: La tarea actual no se cancela aunque llegue otra de mayor prioridad
• Por prioridad: Se cancela si llega una tarea de mayor prioridad
• Siempre: Siempre se cancela por tareas nuevas

Orden de tareas con igual prioridad

Cuando varias tareas tienen la misma prioridad, se ordenan por método de desencolado:

• FIFO (First In, First Out): Las tareas creadas más antiguas, se realizan primero
• LIFO (Last In, First Out): Las tareas más recientes, se realizan primero

Asignación de usuarios al playbook

Cómo asignar comerciales

• Abre el playbook que deseas configurar
• Ve a la sección "Usuarios asignados"
• Añade o quita comerciales según necesites

Límites diarios de asignación

Puedes establecer un límite máximo de contactos asignados por día para cada comercial. Esto ayuda a balancear la carga de trabajo del equipo.

Transferencia de tareas

Las tareas pueden ser transferibles a otros agentes cuando:

• El comercial asignado no está disponible
• El contacto no tiene comercial asignado
• La plantilla de tarea lo permite explícitamente

Cómo se generan las tareas

El sistema sigue este flujo para crear tareas automáticamente:

1. Revisa periódicamente los contactos de cada playbook
2. Para cada contacto, evalúa las plantillas de tarea en orden de prioridad
3. Verifica que el contacto cumple las condiciones (etapa correcta, filtros cumplidos)
4. Si no hay tareas bloqueantes de mayor prioridad, crea la tarea
5. La tarea se activa según su fecha programada (puede tener retardo configurado)
6. Se asigna al comercial según esta cadena de prioridad:

Recurrencia y reintentos

Las plantillas pueden configurar reintentos automáticos. Por ejemplo:

• "Llamar cada 4 horas durante 3 días"
• "Reintentar 5 veces con 30 minutos de espera"

La recurrencia puede terminar automáticamente al conseguir una llamada exitosa de duración mínima configurada.

Tareas especiales del sistema

Existen plantillas de tarea predefinidas para eventos automáticos. Estas son independientes a la etapa del playbook en la cual el contacto ubicado:

• Llamadas entrantes: Cuando un contacto llama
• Llamadas perdidas: Para devolver llamadas no atendidas
• WhatsApp entrante: Al recibir mensajes de WhatsApp
• Email entrante: Al recibir correos electrónicos
• Citas programadas: Para reuniones agendadas
• Recordatorios: Seguimientos programados manualmente

Estas plantillas se activan independientemente de la etapa del contacto.

Conclusión

Los playbooks son la columna vertebral de la operación comercial en Vixiees. Una configuración adecuada garantiza que:

• Las tareas se distribuyen equitativamente
• Los contactos más importantes se atienden primero
• El equipo trabaja de forma coordinada y eficiente

Revisa periódicamente las prioridades y estrategias de asignación para optimizar el rendimiento de tu equipo.

Escenarios relevantes

Playbook sin usuarios asignados

Si un playbook no tiene comerciales asignados, las tareas se crean pero no se ejecutan. Asegúrate de tener al menos un usuario asignado.

Comercial que abandona el playbook

Si un comercial sale del playbook, sus tareas quedan "huérfanas" y pueden ser tomadas por otros agentes si están configuradas como transferibles.

Comercial en múltiples playbooks

Un comercial puede pertenecer a varios playbooks simultáneamente. Verá todas sus tareas unificadas y ordenadas por prioridad de cada tarea, independientemente del playbook de origen.

Llamadas agendadas

Las citas programadas tienen tratamiento especial: pueden coexistir con tareas de mayor prioridad para no perder reuniones importantes.