Cómo configurar plantillas de tareas en Vixiees

Las plantillas de tareas son uno de los elementos más importantes dentro de los playbooks en Vixiees. A través de ellas se define el comportamiento, visibilidad, prioridad y ejecución de cada acción comercial que debe realizar el equipo.

En esta guía te explicamos cada uno de los componentes configurables de una plantilla de tareas y cómo aplicarlos según tus objetivos.

1. ¿Qué es una plantilla de tarea?

Una plantilla de tarea en Vixiees actúa como un molde operativo. Cada vez que se genere una tarea dentro de un playbook, seguirá las instrucciones definidas en su plantilla.

2. Elementos principales de una plantilla

Identificador

• Es el nombre de la tarea visible para el contacto.
• Útil para contextualizar la acción: Ejemplo: “Primera llamada de bienvenida” o “Confirmación de interés”.

Descripción

• Aparece al visualizar la tarea.
• Sirve para ofrecer contexto adicional al agente sobre qué debe hacer o cómo debe hacerlo.

3. ¿Quién puede realizar la tarea?

Puedes definir el tipo de acceso a la tarea:

Opción 1: Transferible

• Todos los agentes pueden completarla.
• Ideal para tareas generales o urgentes que no requieren continuidad en la atención.

Opción 2: Solo asignado

• Solo el agente asignado puede completarla.
• Recomendado para preservar la relación 1:1 entre contacto y agente, mejorando la experiencia del cliente.

✅ Recomendación: Usa la opción de “solo asignado” para mantener la coherencia y confianza en la comunicación comercial.

4. Método de desencolado (orden de ejecución)

Define el orden en que las tareas de un mismo grupo serán mostradas al agente. Existen dos métodos:

• LIFO (Last In, First Out): Las tareas más recientes se atienden primero.
• FIFO (First In, First Out): Las tareas más antiguas se atienden primero.

Esto es útil cuando hay varias tareas con la misma prioridad, pero necesitas definir cuál debe mostrarse antes.

5. Estrategias de cancelación

Las plantillas también permiten definir cómo deben comportarse ante la creación de nuevas tareas. Esto influye directamente en la gestión de prioridades.

Opción 1: Nunca se cancela

• La tarea permanece activa hasta completarse.
• No se permite crear ninguna otra tarea que la reemplace.

Opción 2: Siempre se cancela

• Será eliminada en cuanto se cree cualquier otra tarea, sin importar la prioridad.

Opción 3: Cancelación por defecto

• La tarea se cancela únicamente si se genera otra tarea de mayor prioridad para el mismo contacto.

Estas configuraciones permiten adaptar el flujo a tu lógica comercial y evitar sobrecarga o duplicación de esfuerzos.

6. Estado de borrador

Todas las plantillas nuevas se crean por defecto como “borrador”, lo que permite ajustar su configuración sin activar la creación de tareas en producción.

Funcionamiento del borrador:

• Mientras la plantilla está en borrador, no se generan tareas activas.
• Puedes editar y testear sin afectar al equipo operativo.
• Una vez desactivado el borrador, la plantilla comenzará a generar tareas automáticamente.

¿Qué ocurre al volver a borrador?

• Si cambias una plantilla activa a borrador, todas las tareas pendientes asociadas serán eliminadas.
• Úsalo con precaución para evitar pérdida de seguimiento en leads en curso.

7. Buenas prácticas al configurar plantillas

• Usa identificadores y descripciones claras para que el equipo entienda rápidamente qué hacer.
• Evita tareas transferibles en etapas donde la relación 1:1 es crítica (como cierre o seguimiento).
• Revisa la lógica de desencolado para evitar colisiones innecesarias.
• Prueba tus plantillas en estado borrador antes de activarlas en producción.
• Documenta las estrategias de cancelación para mantener coherencia operativa.

Conclusión

Las plantillas de tareas en Vixiees no solo determinan qué debe hacerse, sino quién lo hace, cuándo y bajo qué condiciones. Configurarlas correctamente es esencial para garantizar orden, eficiencia y control en cada etapa del proceso comercial.