Criterios de asignación en playbooks de Vixiees: cómo se reparten los contactos entre agentes

La correcta asignación de contactos a los agentes es clave para garantizar una atención ágil y efectiva. Vixiees permite definir estrategias automáticas dentro de cada playbook, adaptándose a las dinámicas de cada equipo comercial.

Este artículo detalla cuándo y cómo se asignan los contactos, qué estrategias puedes configurar, y cómo cambiar la configuración en tu cuenta.

1. ¿Cuándo se asigna un contacto en Vixiees?

Los contactos pueden asignarse en dos momentos clave dentro de un playbook:

a. Al crearse o ingresar al playbook

Por ejemplo:

• Un nuevo lead generado por formulario web.
• Un contacto importado manualmente al sistema.

b. Al responder mediante una interacción

Por ejemplo:

• Responde por WhatsApp.
• Llama o contesta una llamada.
• Responde un email.

2. Estrategias de asignación disponibles

Vixiees ofrece tres enfoques principales para asignar automáticamente un contacto:

Estrategia 1: Asignación al agente que gestiona la tarea

El contacto se asigna al primer agente que interactúe activamente con la tarea.

✅ Ventajas:

• Favorece la rapidez en la atención.
• Ideal para equipos con dinámica competitiva.

⚠️ Desventajas:

• Riesgo de "quema de leads" por agentes poco estratégicos.

Subestrategias:

• Asignación inmediata: Se asigna cuando el agente inicia la tarea.
• Asignación tras comunicación válida: Solo se asigna tras una interacción efectiva.

Estrategia 2: Asignación round robin

Distribuye los contactos de forma equitativa, uno a uno, entre los agentes disponibles.

✅ Ventajas:

• Equilibra la carga de trabajo.

⚠️ Desventajas:

• Puede demorar la primera respuesta si el agente asignado no está disponible.

Estrategia 3: Sin asignación automática

Los contactos no se asignan por defecto; se gestionan mediante:

• Un CRM conectado.
• Integraciones vía API.
• Asignación manual desde la vista de administrador.

✅ Ventajas:

• Máxima flexibilidad para integraciones externas.

⚠️ Desventajas:

• Requiere configuración técnica o intervención manual.

3. ¿Cuál es la mejor estrategia para tu equipo?

4. Cómo cambiar la estrategia de asignación en un playbook

Puedes modificar la estrategia de asignación desde la configuración del playbook siguiendo estos pasos:

Instrucciones:

1. Ve al apartado Playbooks.
2. Haz clic en el playbook que deseas modificar.
3. Selecciona Gestionar playbook.
4. En el desplegable Estrategia de asignación de nuevos contactos, elige la opción deseada.

Equivalencias entre estrategia y opción del sistema:

1. Haz clic en Actualizar para guardar los cambios.

5. Conclusión

Las estrategias de asignación de Vixiees permiten adaptar tus playbooks a las necesidades de tu equipo. Ya sea que busques rapidez, reparto equitativo o integración con sistemas externos, puedes personalizar el comportamiento del sistema con unos pocos clics.