Vixiees permite asignar plantillas de tareas a equipos específicos (backoffice/middleoffice) en lugar de a los vendedores del Cerebro de Ventas (Playbook). Esto es útil para tareas operativas que deben gestionar equipos especializados.
Qué es la asignación por equipo
Normalmente, las tareas se asignan a vendedores del Cerebro de Ventas (Playbook). Con la asignación por equipo:
- La plantilla se vincula a un equipo específico
- Las tareas solo se distribuyen entre miembros de ese equipo
- El equipo de vendedores del Cerebro de Ventas (Playbook) no recibe estas tareas
Configuración
Para asignar una plantilla a un equipo:
- Navegar a Playbooks > [Playbook] > [Etapa] > [Plantilla de tarea]
- Abrir la sección Opciones de tarea
- En Equipo asignado, seleccionar el equipo deseado
- Guardar los cambios
Las plantillas del sistema (llamada entrante, WhatsApp entrante, etc.) no pueden asignarse a equipos.
Cómo funciona la distribución
Cuando se crea una tarea de una plantilla con equipo asignado:
- El sistema busca el último miembro del equipo que gestionó ese contacto
- Si existe y está disponible, le asigna la tarea
- Si no, la tarea queda como transferible para cualquier miembro del equipo
- Los miembros del equipo ven estas tareas en su cola separada
Diferencias con asignación comercial
| Aspecto | Asignación de vendedor | Asignación por equipo |
|---|---|---|
| Destinatarios | Vendedores del Cerebro de Ventas (Playbook) | Miembros del equipo |
| Validación | Usuario en playbook | Usuario en equipo |
| Cola de tareas | Cola del playbook | Cola del equipo |
| Transferibilidad | Basada en disponibilidad del vendedor | Basada en disponibilidad del último vendedor del equipo |
Casos de uso típicos
Equipo de backoffice
- Verificación de documentación
- Gestión de contratos
- Tareas administrativas post-venta
Equipo de middleoffice
- Validación de datos del contacto
- Calificación técnica
- Preparación de propuestas
Restricciones importantes
- No compatible con llamadas predictivas: Si activas equipo, no puedes usar llamada predictiva
- Solo plantillas personalizadas: Las plantillas del sistema no admiten equipos
- Reasignación automática: Al cambiar el equipo, todas las tareas pendientes se desasignan para redistribuirse
Gestión de equipos
Para crear o modificar equipos:
- Ir a Configuración > Equipos
- Crear nuevo equipo o editar existente
- Añadir los usuarios que formarán parte
- Guardar cambios
Los usuarios pueden pertenecer a múltiples equipos simultáneamente.
Comportamiento al cambiar equipo
Cuando cambias el equipo asignado a una plantilla:
- Todas las tareas pendientes (estado "creado") se desasignan
- Se ejecuta un proceso en segundo plano para recalcular asignaciones
- Las tareas se redistribuyen según el nuevo equipo
- Verás un indicador de "Recalculando tareas" mientras se procesa
Conclusión
La asignación por equipo permite separar tareas operativas de las comerciales, asegurando que los equipos especializados gestionen las tareas apropiadas sin interferir con el flujo comercial principal.
Escenarios relevantes
- Empresas con equipos de soporte post-venta separados del equipo comercial
- Procesos que requieren validación por equipos especializados
- Organizaciones con middleoffice que califica contactos antes de pasarlos a vendedores
🇬🇧 English version: Team Sub-Assignment in Backoffice and Middleoffice
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