Las prioridades y retrasos determinan cuándo y en qué orden se activan las tareas para los comerciales. Configurarlos correctamente es clave para optimizar el flujo de trabajo del equipo.
Sistema de prioridades
Cada plantilla de tarea tiene un número de prioridad (0-999):
- Número menor = Mayor prioridad (1 es más urgente que 5)
- Las tareas de prioridad 0 son las más importantes
- Si un contacto tiene varias tareas pendientes, solo ve la de mayor prioridad
Orden de ejecución
Cuando hay varias tareas activas, el sistema las ordena por:
- Prioridad (menor número primero)
- Número de intentos (menos intentos primero)
- Método de cola (FIFO o LIFO según configuración)
Tablero de prioridades
Accede a Playbooks > [Seleccionar playbook] > Prioridades para ver y reorganizar las prioridades:
- Arrastra plantillas entre columnas para cambiar su prioridad
- Las tareas de llamada entrante siempre están en prioridad 1 (no se pueden mover)
- Puedes añadir o eliminar niveles de prioridad según necesites
Tipos de retraso
Existen dos configuraciones de retraso independientes:
Retraso desde última tarea completada
Espera X tiempo después de que el contacto complete cualquier otra tarea antes de activar esta.
- Útil para no saturar al contacto con llamadas consecutivas
- El tiempo se cuenta desde la última tarea completada (de cualquier plantilla diferente)
Retraso desde cambio de etapa
Espera X tiempo después de que el contacto entre en la etapa actual.
- Ideal para dar tiempo al contacto a responder antes del primer contacto
- El tiempo se cuenta desde que el contacto entró en el estado actual
Unidades de tiempo disponibles
| Unidad | Comportamiento |
|---|---|
| Minutos | Suma exacta al momento de activación |
| Horas | Suma exacta al momento de activación |
| Días | Activa al inicio del día siguiente (00:00) |
| Días hábiles | Calcula días laborables, activa al inicio del día |
Los retrasos en días y días hábiles siempre activan a medianoche del día calculado, no a la hora exacta.
Cálculo del momento de activación
El sistema calcula cuándo una tarea se vuelve activa usando el máximo de:
- Momento actual
- Tiempo de retraso desde última tarea (si está configurado)
- Tiempo de retraso desde cambio de etapa (si está configurado)
Si ambos retrasos están activos, el sistema espera el que sea mayor.
Configuración en el editor de plantillas
Navega a Playbooks > [Playbook] > [Etapa] > [Plantilla de tarea] > Condiciones de inicio:
- Activa "Retraso desde última tarea completada" si quieres espaciar las tareas
- Configura el valor numérico y la unidad de tiempo
- Activa "Retraso desde cambio de estado" si quieres dar tiempo tras un cambio de etapa
Interacción entre prioridad y retraso
- El retraso controla CUÁNDO la tarea se vuelve visible para el comercial
- La prioridad controla el ORDEN cuando hay varias tareas activas
Ejemplo:
- Tarea A (prioridad 1) creada a las 10:00 con retraso de 2 horas → activa a las 12:00
- Tarea B (prioridad 2) creada a las 10:00 sin retraso → activa inmediatamente
- A las 11:00: Solo está disponible Tarea B
- A las 12:00: Ambas disponibles, Tarea A se muestra primero por mayor prioridad
Usar la página Tareas para evitar cuellos de botella
La página Tareas (menú principal) muestra la cola real de trabajo del equipo, ordenada según el sistema de prioridades y retrasos descrito arriba. Tiene 3 pestañas: Tareas pendientes hoy, Tareas pendientes (todas, incluidas las que aún no están activas) y Tareas completadas.
Detectar acumulación por plantilla o playbook
Filtra por Playbook y por plantilla de tarea para ver cuántas tareas de un tipo concreto hay en cola. Un volumen alto en una sola plantilla suele indicar que esa etapa del playbook está generando más trabajo del que el equipo puede absorber.
Detectar tareas atascadas con el filtro de Intentos
El campo Intentos cuenta cuántas veces se ha reintentado una tarea sin completarse. Filtrar por un número alto de intentos identifica tareas o contactos "atascados" — normalmente señal de una plantilla mal configurada o de un vendedor sin capacidad para atenderlas.
Ver la carga real por vendedor
Filtra por Asignado para ver cuántas tareas tiene cada comercial en cola. Las tareas marcadas como "[Transferible]" pueden reasignarse a otro vendedor si uno está sobrecargado.
Aislar la cola real con "Mostrar solo tareas activas"
Activa este interruptor para ocultar las tareas que aún no están activas por retraso configurado y ver solo lo que el equipo tiene que atender ahora mismo — la vista más fiable para medir carga de trabajo real.
Detectar acumulación fuera de horario
El interruptor "Creada fuera de las horas de trabajo" filtra las tareas generadas cuando la oficina estaba cerrada. Un volumen alto aquí indica que conviene revisar el horario configurado o el volumen de automatizaciones que se disparan fuera de horario.
Conclusión
Combina prioridades y retrasos, y usa los filtros de la página Tareas, para crear flujos de trabajo inteligentes que respeten los tiempos del cliente y eviten cuellos de botella en el equipo comercial.
Escenarios relevantes
- Configurar que las tareas de seguimiento se activen 24 horas después del primer contacto
- Establecer que las llamadas de cierre solo aparezcan 2 días hábiles después de enviar la propuesta
- Priorizar llamadas de leads calientes sobre seguimientos rutinarios
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