Vixiees permite configurar cómo se distribuyen automáticamente los contactos entre los vendedores de un Cerebro de Ventas (Playbook). La asignación determina qué vendedor será responsable de cada contacto y gestionar su seguimiento comercial.
La asignación se realiza cada vez que un contacto entra a un Cerebro de Ventas (Playbook), aunque el contacto ya existiera en otro Cerebro de Ventas (Playbook) de Vixiees.
Cómo acceder a la configuración
Para configurar la estrategia de asignación de un Cerebro de Ventas (Playbook):
- Navega al menú lateral > Cerebros de Ventas (Playbooks)
- Selecciona el Cerebro de Ventas (Playbook) que deseas configurar
- Haz clic en Gestionar playbook
- Busca la sección Estrategia de asignación
Estrategias de asignación disponibles
Vixiees ofrece tres estrategias principales para distribuir contactos automáticamente:
Ninguna (Sin asignación automática)
El sistema NO asigna contactos automáticamente. Los contactos permanecen sin asignar hasta que:
- Se asignen manualmente desde la ficha del contacto
- Se asignen mediante un CRM conectado
- Se asignen vía API
Recomendado para: Equipos que usan un CRM externo como base de operaciones o prefieren control manual total.
Primer disponible
El primer vendedor que interactúe con el contacto se lo asigna. La asignación ocurre en un momento específico que puedes configurar (ver sección de eventos).
Recomendado para: Equipos con dinámica competitiva donde se prioriza la rapidez en la atención.
Rotación equitativa
Distribuye los contactos de forma equitativa, uno a uno, entre los vendedores disponibles del Cerebro de Ventas (Playbook). El sistema mantiene un contador interno para saber a quién corresponde el siguiente contacto.
Recomendado para: Equipos que buscan un reparto justo de la carga de trabajo.
| Estrategia | Asignación | Mejor para |
|---|---|---|
| Ninguna | Manual o vía CRM | Control total |
| Primer disponible | Al vendedor que actúa primero | Velocidad de respuesta |
| Rotación equitativa | Rotación equitativa | Reparto justo |
Eventos de asignación Primer Disponible
Solo aplica cuando usas la estrategia Primer disponible. Define el momento exacto en que el contacto se asigna al vendedor:
Al iniciar tarea
El contacto se asigna cuando el vendedor comienza a trabajar en una tarea relacionada con ese contacto.
Al responder
El contacto se asigna cuando el vendedor logra una comunicación efectiva:
- Llamada contestada por el contacto
- Respuesta a mensaje de WhatsApp
- Respuesta a email
La opción "Al responder" evita asignar contactos a vendedores que no lograron establecer comunicación.
Asignación de contactos entrantes vs nuevos
Vixiees distingue entre dos tipos de asignación:
Estrategia para contactos nuevos
Aplica cuando el contacto se crea o entra al Cerebro de Ventas (Playbook) por primera vez (formulario web, importación, API). Permite las tres estrategias: Ninguna, Primer disponible o Rotación equitativa.
Estrategia para contactos entrantes espontáneos
Aplica cuando el contacto aparece por una llamada entrante o mensaje de WhatsApp entrante. Solo permite Rotación equitativa y primer disponible al iniciar tarea.
Límites diarios de asignación
Opcionalmente puedes establecer un máximo de contactos asignados por día para cada comercial en cada playbook. Estos límites aplican únicamente al criterio de asignación Rotación equitativa.
Cómo funciona
- Cuando un vendedor alcanza su límite diario, el sistema lo excluye de la rotación
- El contador se reinicia automáticamente a medianoche según la zona horaria de la cuenta
- Puedes configurar límites diferentes para el mismo vendedor en distintos Cerebros de Ventas (Playbooks)
Cómo configurarlo
- Ve a Cerebros de Ventas (Playbooks) > [Tu Cerebro de Ventas] > Gestionar
- En la sección de vendedores asignados, establece el límite por vendedor
- Si en límite se indica 0, se entiende que ese vendedor no tiene límites y no será excluido de la rotación nunca
Detalles del Rotación equitativa
El algoritmo de Rotación equitativa sigue estas reglas:
- Mantiene un índice interno para saber a quién corresponde el siguiente contacto
- Filtra vendedores por disponibilidad según su horario de trabajo configurado
- Respeta los límites diarios de asignación
- Si el contacto tiene habilidades requeridas, solo rota entre vendedores con esas habilidades
- Si ningún vendedor está disponible en ese momento, puede asignar a vendedores fuera de horario como respaldo
Si configuras habilidades en un contacto y ningún vendedor del Cerebro de Ventas (Playbook) tiene esas habilidades, el contacto quedará sin asignar.
Cadena de prioridad para tareas
Cuando se crea una tarea, el sistema determina quién la recibe siguiendo esta cadena de prioridad:
- Asignación explícita: Si la tarea se creó con un vendedor específico
- Vendedor con tarea activa: Si hay un vendedor ya trabajando con ese contacto
- Vendedor en llamada activa: Si hay un vendedor hablando con ese contacto
- Último vendedor del equipo: Si la tarea pertenece a un equipo, el último miembro que completó una tarea del contacto
- Vendedor asignado al contacto: El vendedor que tiene el contacto asignado
Si ninguna condición se cumple, la tarea queda sin asignar y disponible para cualquier vendedor del Cerebro de Ventas (Playbook).
Conclusión
La estrategia de asignación correcta depende de tu modelo de operación:
- Usa Rotación equitativa si quieres distribución equitativa y predecible
- Usa Primer disponible si priorizas la velocidad de respuesta
- Usa Ninguna si gestionas asignaciones desde un CRM externo
Recuerda configurar también los límites diarios para evitar sobrecargar a ciertos vendedores.
Escenarios relevantes
Vendedor de vacaciones
Si un vendedor está de vacaciones con estrategia de reasignación configurada, el sistema puede reasignar sus contactos nuevos a otros vendedores automáticamente.
Cerebro de Ventas (Playbook) sin vendedores
Si un Cerebro de Ventas (Playbook) no tiene vendedores asignados, no habrá asignación automática aunque la estrategia esté configurada. Asegúrate de tener al menos un vendedor asignado.
Sincronización con CRM
La asignación se sincroniza automáticamente con CRMs conectados (HubSpot, Pipedrive, Zoho). El campo de propietario en el CRM se actualiza cuando cambia la asignación en Vixiees.
Contactos con habilidades específicas
Si usas habilidades para segmentar contactos (por ejemplo, idioma o producto), asegúrate de que haya vendedores con esas habilidades en el Cerebro de Ventas (Playbook) para que la rotación funcione correctamente.
🇬🇧 English version: 07. Contact Assignment
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