Las plantillas de tareas son la unidad mínima de automatización en Vixiees. Definen qué tareas se crean automáticamente, cuándo se activan, qué acciones requieren del vendedor y qué sucede al completarlas.
Cómo acceder a las plantillas de tareas
Para configurar una plantilla de tarea:
- Navega al menú lateral > Cerebros de Ventas (Playbooks)
- Selecciona el Cerebro de Ventas (Playbook) que deseas configurar
- Haz clic en una plantilla existente o crea una nueva desde cualquier etapa
Para gestionar plantillas de tareas necesitas el permiso "Gestionar Cerebros de Ventas (Playbooks)".
Información básica
Cada plantilla de tarea tiene estos campos fundamentales:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Identificador único de la plantilla dentro del Cerebro de Ventas (Playbook) |
| Descripción | Texto opcional que explica el propósito de la tarea |
| Activo | Interruptor para activar/desactivar. Las plantillas inactivas no generan tareas |
Opciones de llamada
Configura cómo se realizan las llamadas cuando el vendedor trabaja en la tarea:
Sin llamada automática
El vendedor decide si realiza una llamada y cuándo la realiza.
Llamada automática
El sistema marca automáticamente cuando el vendedor abre la tarea. Puedes configurar un retardo en segundos antes de iniciar la llamada.
Llamada progresiva
El sistema marca automáticamente al siguiente contacto cuando el vendedor termina la llamada actual. Ideal para campañas de alto volumen.
Llamada predictiva
El sistema predice cuándo terminará la llamada actual y marca antes para minimizar tiempos muertos entre llamadas.
La llamada predictiva solo está disponible con licencia especial. Contacta a tu gestor de cuenta para activarla.
Prioridad de tareas
Cada plantilla tiene una prioridad numérica (0-999). Mayor número = mayor prioridad.
Si un contacto tiene varias tareas pendientes:
- Solo se muestra al vendedor la de mayor prioridad
- Las tareas de menor prioridad se activan cuando la actual se complete o cancele
Gestión de cola
Tarea transferible
- Sí: Cualquier vendedor del Cerebro de Ventas (Playbook) puede tomar la tarea
- No: Solo el vendedor asignado al contacto puede trabajar la tarea, si lo tiene. En caso de que no tenga vendedor asignado, la tarea creada será marcada como Transferible.
Método de desencolado
Define el orden de las tareas con igual prioridad:
- FIFO: Primero en entrar, primero en salir (tareas más antiguas primero)
- LIFO: Último en entrar, primero en salir (tareas más recientes primero)
Estrategia de cancelación
| Estrategia | Comportamiento |
|---|---|
| Nunca | La tarea nunca se cancela aunque llegue otra de mayor prioridad |
| Siempre | La tarea siempre se cancela si llega otra tarea nueva |
| Por prioridad | La tarea se cancela solo si llega otra de MAYOR prioridad (por defecto) |
Asignación a equipos
Puedes asignar la plantilla a un equipo específico (backoffice o middleoffice) en lugar de a los vendedores del Cerebro de Ventas (Playbook). Esta funcionalidad permite introducir equipos alternativos en mitad de un embudo de ventas, como por ejemplo, equipos que tengan que revisar documentación financiera.
Cuando asignas un equipo:
- Las tareas se distribuyen solo entre miembros del equipo
- Los vendedores del Cerebro de Ventas (Playbook) no verán estas tareas
Opciones adicionales
Cambio de estado requerido
Obliga al vendedor a cambiar la etapa del contacto al completar la tarea. Útil para forzar actualización del embudo.
Solo vía API
La tarea solo se puede crear mediante llamadas a la API. No se genera automáticamente por el sistema.
Condiciones de inicio
Filtros que determinan si la tarea debe crearse para un contacto específico. Solo se crea la tarea si el contacto cumple las condiciones configuradas.
Ejemplos de condiciones:
- Fuente del contacto = Facebook
- Producto de interés = Plan Premium
- Idioma = Español
Las condiciones pueden combinarse con lógica AND/OR para crear reglas complejas.
Secuencia de reintentos (Recurrencia)
Permite configurar una secuencia de reintentos automáticos si la tarea no se completa con éxito.
Para cada intento puedes definir:
- Tiempo de espera antes del siguiente intento
- Si requiere llamada, WhatsApp o email
Opciones especiales
- Reintento infinito: El último intento puede repetirse indefinidamente
- Terminar en llamada exitosa: La secuencia termina automáticamente al lograr una llamada de duración mínima (por ejemplo, 60 segundos)
Configuración de retardos
Retardo desde última tarea
Espera X tiempo después de que el contacto complete su última tarea antes de activar esta plantilla.
Retardo desde cambio de etapa
Espera X tiempo después de que el contacto entre en la etapa actual antes de activar la tarea.
Acciones automáticas
Configura acciones que se ejecutan automáticamente al completar la tarea:
Acciones de fracaso
Se ejecutan cuando la tarea se completa sin éxito.
Tipos de acciones disponibles
- Enviar email automático
- Enviar SMS
- Enviar WhatsApp con plantilla
- Mover a otro Cerebro de Ventas (Playbook)
- Cambiar etapa del contacto
- Actualizar campo del contacto
- Cambiar vendedor asignado
- Eliminar tareas pendientes
Solo puede haber una acción de "Mover a Cerebro de Ventas (Playbook)" por plantilla.
Plantillas del sistema: Tareas independientes
Vixiees incluye plantillas predefinidas que no se pueden eliminar:
- Llamada entrante: Se activa cuando el contacto llama
- Llamada perdida: Se activa cuando una llamada entrante no es respondida para devolver la llamada
- WhatsApp entrante: Al recibir mensajes de WhatsApp
- Email entrante: Al recibir correos electrónicos
- Llamada agendada: Para citas programadas
- Recordatorio: Para seguimientos manuales
Estas plantillas se activan por eventos específicos y no tienen condiciones de inicio configurables.
Conclusión
Las plantillas de tareas son el corazón de la automatización en Vixiees. Una configuración adecuada permite:
- Automatizar la generación de tareas según criterios específicos
- Controlar el orden y prioridad de atención
- Configurar secuencias de reintento inteligentes
- Ejecutar acciones automáticas al completar tareas
Revisa periódicamente las prioridades y condiciones de inicio para optimizar el flujo de trabajo de tu equipo.
Escenarios relevantes
Cambios en plantillas existentes
Los cambios en plantillas afectan solo a tareas futuras. Las tareas ya creadas mantienen su configuración original.
Plantillas del sistema
Las plantillas del sistema no pueden desactivarse ni eliminarse. Si no quieres que generen tareas, configura las condiciones del Cerebro de Ventas (Playbook) para excluirlas.
Cambio de estado requerido
Cuando activas esta opción, el vendedor no puede completar la tarea sin cambiar la etapa del contacto. Esto garantiza que el embudo siempre esté actualizado.
🇬🇧 English version: 06. Task Templates
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