Cuando un contacto envía un mensaje de WhatsApp sin tener una tarea activa, Vixiees crea automáticamente una tarea de entrada para garantizar que ningún mensaje quede sin atender.
1. Flujo automático de mensajes entrantes
Cuando llega un mensaje de WhatsApp:
- El sistema recibe el mensaje del contacto
- Busca si hay un agente de IA configurado para responder
- Si NO hay agente de IA: se crea una tarea manual automáticamente
- El contacto se marca como "Sin responder"
- El mensaje aparece en la bandeja de entrada
2. Creación automática de tareas
El sistema utiliza la plantilla de tarea WhatsApp entrante del playbook para crear la tarea:
| Elemento | Comportamiento |
|---|---|
| Plantilla usada | incoming_whatsapp del playbook actual |
| Si no hay playbook | Usa el playbook por defecto de la cuenta |
| Prioridad | Según configuración de la plantilla |
| Asignación | Según estrategia del playbook |
3. Cómo se visualiza en la bandeja
Los mensajes sin responder aparecen:
- Ordenados por fecha del último mensaje (más recientes arriba)
- Con badge rojo mostrando el número de mensajes sin leer
- Preview del último mensaje debajo del nombre del contacto
- Marca de tiempo indicando cuándo llegó el último mensaje
4. Filtros de visualización
Según tu rol puedes ver:
| Rol | Opciones de filtro |
|---|---|
| Administrador | Todos los contactos, Mis contactos, Sin leer |
| Agente | Mis contactos, Sin leer |
La bandeja se actualiza automáticamente cada 30 segundos para mostrar nuevos mensajes.
5. Responder mensajes
Al abrir una conversación sin tarea previa:
- Puedes escribir y enviar respuestas normalmente
- La tarea pasa a tu cola de tareas pendientes
- Al responder, el contacto se marca como "Respondido"
- La ventana de 24 horas de WhatsApp se abre para enviar mensajes
6. Marcado de contacto
Cuando llega un mensaje, el contacto se actualiza:
- Sin responder WhatsApp: Sí (indicador activo)
- Mensajes sin leer: Se incrementa el contador
- Ventana abierta: Se registra la fecha para la ventana de 24h
- Último mensaje: Se guarda el contenido del mensaje
7. Etapas excluidas
El administrador puede configurar etapas del playbook donde NO se crean tareas de WhatsApp entrante:
- Los mensajes se reciben y almacenan
- Pero NO se genera tarea automática
- Útil para etapas como "Ganado" o "Perdido" donde no se quiere reactivar seguimiento
8. Agente de IA (opcional)
Si hay un agente de IA configurado:
- El mensaje se envía primero al agente de IA
- Si el agente responde, NO se crea tarea manual
- Si el agente no puede responder, se crea la tarea manual
- El comercial ve un banner "Controlado por IA" en lugar del campo de entrada
Conclusión
Vixiees garantiza que ningún mensaje de WhatsApp quede sin atender. El sistema crea tareas automáticamente usando la plantilla configurada en el playbook, permitiendo que los comerciales gestionen todas las conversaciones desde su bandeja de entrada.
Escenarios relevantes
- Lead nuevo por WhatsApp: Se crea contacto + tarea automática, listo para seguimiento inmediato
- Cliente existente contacta: La tarea se asigna al comercial propietario del contacto
- Mensaje fuera de horario: Se crea tarea que espera al siguiente día hábil según configuración
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