Llamadas por WhatsApp

Ahora puedes llamar a tus contactos y recibir sus llamadas directamente por WhatsApp desde Vixiees, sin salir de la ficha del contacto.

1. Activar las llamadas de WhatsApp en tu cuenta

Antes de poder llamar o recibir llamadas por WhatsApp, hay que activar esta opción. Se activa una sola vez para toda la cuenta y queda activa en todos tus números de WhatsApp Business conectados.

• Ve a Ajustes › Integraciones › WhatsApp › Ajustes.
• En la tarjeta Llamadas, activa el interruptor Llamadas de WhatsApp y pulsa Actualizar.
• Antes de activarlas se pide confirmación: WhatsApp cobra las llamadas según el país a través de tu cuenta de WhatsApp Business, así que consulta allí las tarifas aplicables.
• Para desactivarlas, apaga el mismo interruptor y pulsa Actualizar. También se pide confirmación: se desactivan en todos tus números y tu equipo no podrá hacer ni recibir llamadas de WhatsApp.
• Los números que conectes después de activarlas también tienen las llamadas activadas.
• Solo pueden cambiar esta opción los administradores de la cuenta y los usuarios con acceso a los ajustes de Integraciones.

Estado de las llamadas en cada número

En Ajustes › Integraciones › WhatsApp › Números de teléfono ya no hay un interruptor por número. Con las llamadas activadas, la columna Llamadas muestra si cada número puede llamar:

• Disponible: el número puede hacer y recibir llamadas de WhatsApp.
• No disponible: las llamadas no están activas en ese número. Revisa el número en WhatsApp Manager y luego desactiva y vuelve a activar las llamadas de WhatsApp para reintentarlo.

Las llamadas se facturan por minuto y solo cuando el contacto responde.

2. Pedir permiso de llamada a un contacto

Meta exige que el contacto haya dado su consentimiento antes de que un vendedor pueda llamarlo por WhatsApp. Hay dos formas de pedirlo.

Desde la ficha del contacto

• Abre el contacto y pulsa el botón WhatsApp (junto al botón de llamada tradicional).
• Escribe un mensaje breve explicando por qué quieres llamarle y pulsa Solicitar.
• El contacto recibe el mensaje en WhatsApp con un botón para aceptar o rechazar.

Si el contacto rechaza el permiso, el botón de llamar no se activa, pero no queda bloqueado para siempre — podés volver a solicitárselo cuando quieras desde el mismo botón. Además, el permiso que da el contacto puede ser temporal (vence a los pocos días) o permanente, según lo que elija en el aviso de WhatsApp; si vence uno temporal sin renovarse, el botón de llamar se desactiva solo, sin que haga falta que nadie lo note.

Si el contacto no responde a la solicitud en 24 horas, el botón WhatsApp vuelve a ofrecerte pedir el permiso y puedes enviarle una nueva solicitud.

El permiso queda guardado para el número de WhatsApp en el que el contacto lo dio. Si ese número ya no puede llamar (por ejemplo, lo has eliminado o sus llamadas aparecen como No disponible), al pasar el ratón por el botón WhatsApp verás Permiso en otro número: haz clic para volver a pedirle permiso. Lo mismo ocurre si WhatsApp rechaza una llamada porque el contacto no ha dado permiso a ese número.

Así es como lo ve el contacto en su WhatsApp: recibe el mensaje de solicitud y, justo después, el aviso nativo de Meta preguntándole si quiere permitir las llamadas de tu número.

Si el contacto no ha escrito a ese número en las últimas 24 horas

WhatsApp solo deja enviar la solicitud desde la ficha del contacto si este ha escrito en las últimas 24 horas al número de WhatsApp desde el que sale la solicitud (ver punto 3). Si no lo ha hecho (por ejemplo, un contacto nuevo que todavía no te ha escrito nunca), al pulsar el botón WhatsApp la ventana te indica que solo puedes pedirle permiso con una plantilla:

• Si ya tienes plantillas aprobadas que piden permiso de llamada, la ventana las lista. Envíale una de ellas desde el selector de plantillas del chat.
• Si no tienes ninguna, la ventana te avisa y, si puedes gestionar plantillas, te lleva a Ver plantillas para crear una (ver el apartado siguiente).

WhatsApp limita cuántas solicitudes de permiso puedes enviar a un mismo contacto. La ventana te muestra cuántas te quedan desde el número que enviará la solicitud (por ejemplo, "Puedes enviar 25 solicitudes más en las próximas 24 horas"). Si ya has alcanzado el límite, te indica a partir de qué fecha podrás enviar otra y no te deja enviar más hasta entonces.

Solo los vendedores pueden solicitar el permiso de llamada; para el resto de perfiles el botón aparece desactivado.

Desde una plantilla de WhatsApp

• En Ajustes › Plantillas de WhatsApp, crea o edita una plantilla y marca la opción Solicitar permiso de llamada. Bajo el mensaje, el contacto verá la opción de WhatsApp para permitir o rechazar tus llamadas. Como cualquier plantilla, WhatsApp tiene que aprobarla antes de que puedas enviarla.
• No la confundas con el botón Llamar por WhatsApp (antes llamado "Permiso de llamada"): ese botón permite que el contacto te llame pulsándolo, pero no pide permiso para que tú le llames.
• Es la forma más escalable de pedir el opt-in a muchos contactos a la vez, en vez de pedirlo uno a uno.

Antes de enviar una plantilla con esta opción, confirma que las llamadas de WhatsApp están activadas en tu cuenta (ver punto 1).

Cuando envías una plantilla que pide permiso de llamada:

• El permiso del contacto pasa a pendiente y el botón WhatsApp de su ficha cambia a pendiente al momento, sin recargar la página, igual que con la solicitud directa.
• Si el contacto ya te había dado permiso, WhatsApp rechaza el mensaje: aparece en el chat como fallido, con el error de WhatsApp, y el contacto sigue con el permiso concedido.

Cuando el contacto responde

• La respuesta llega a la ficha del contacto al momento, sin recargar la página: si acepta, el botón WhatsApp se activa para llamar; si rechaza, el botón deja de estar pendiente y, al pasar el ratón por encima, verás El contacto ha rechazado la solicitud. Puedes enviarle una nueva solicitud cuando quieras.
• Si una solicitud no se puede enviar, la ventana te muestra el motivo concreto que indica WhatsApp, en vez de un error genérico.
• Cuando un contacto concede el permiso, Vixiees crea automáticamente una tarea para llamarle mientras el permiso esté activo, aunque no tengas su ficha abierta. Esta tarea sale de la plantilla de tarea WhatsApp Call Permission Granted, que encontrarás en la pestaña Tareas y Workflows de tu Cerebro de Ventas (Playbook). La tarea se completa sola en cuanto llamas al contacto por WhatsApp, y desaparece si el contacto retira el permiso antes de que empieces la tarea.

Usar el permiso de llamada en tus workflows

El permiso de llamada también es un campo del contacto que puedes usar en tus propios workflows. En un workflow con el trigger Contacto actualizado, elige el campo Permiso de llamada por WhatsApp para que se active cuando cambie el permiso del contacto, y añade una condición sobre ese mismo campo si solo quieres que se ejecute cuando el contacto lo concede.

3. Llamar a un contacto

Una vez que el contacto ha aceptado, el botón de WhatsApp en su ficha se activa y puedes llamarlo con un clic, igual que una llamada tradicional. Verás el estado de la llamada (sonando, en curso) directamente en la ficha del contacto. Solo los vendedores pueden llamar por WhatsApp; para el resto de perfiles el botón aparece desactivado. Puedes llamar por WhatsApp a contactos de cualquier país, y para llamar tienes que estar En línea.

¿Desde qué número se pide el permiso y se llama? La solicitud de permiso sale del número de WhatsApp desde el que normalmente le escribes al contacto, tanto si la envías desde la ficha o el chat como desde un workflow o una tarea. La llamada sale del número en el que el contacto dio su permiso, así que no hace falta que coincida con el último número con el que hablaste. Los mensajes y las plantillas siguen saliendo del mismo número que hasta ahora.

El historial de actividad del contacto muestra cada llamada de WhatsApp con el mismo formato y los mismos estados que las llamadas tradicionales (por ejemplo, Respondida, No respondida o Rechazada), indicando que es una llamada de WhatsApp.

Si WhatsApp bloquea las llamadas por un problema de pago en la cuenta de Meta vinculada al número, al intentar llamar verás un aviso que lo explica: pide a tu administrador que revise el método de pago en el Administrador comercial de Meta. La cuenta también recibe un correo avisando de que las llamadas desde ese número están pausadas.

Durante la llamada

Mientras dura una llamada de WhatsApp verás un panel con su estado (Llamando…, Sonando…, Conectando audio… y, cuando ya estáis hablando, la duración) y estos controles:

• Silenciar / Activar micrófono: apaga o vuelve a encender tu micrófono.
• Colgar: termina la llamada.
• Ajustes de audio: elige qué micrófono y qué altavoz usar.
• Ir al contacto: abre la ficha del contacto con el que estás hablando.

Solo puedes tener una llamada de WhatsApp a la vez: si ya tienes una en curso, el botón WhatsApp de los demás contactos te avisa de ello.

La llamada en el historial del contacto

Cada llamada de WhatsApp, saliente o entrante, aparece en la actividad del contacto con la misma tarjeta que las llamadas tradicionales, marcada como Llamada de WhatsApp. En la tarjeta verás:

• Si fue una Llamada saliente o una Llamada entrante, qué vendedor la atendió, y desde qué número a qué número se hizo.
• Razón: la tarea para la que se hizo la llamada (por ejemplo, la tarea en curso del contacto o la tarea creada al conceder el permiso). Si no había ninguna, verás No especificado.
• Colgó: quién terminó la llamada.
• La llamada duró: la duración de la conversación.

El estado de la llamada es uno de estos:

• Respondida: la llamada se conectó.
• No respondida: nadie contestó, el contacto colgó antes de que se respondiera, o no había ningún vendedor libre para atender una llamada entrante.
• Rechazada: el contacto rechazó la llamada.
• Cancelada por el vendedor: el vendedor colgó antes de que el contacto respondiera, o descartó una llamada entrante.
• Fallo: la llamada no se pudo hacer por un problema técnico.

Una llamada solo cuenta como Respondida si de verdad se llegó a hablar: si el contacto no contesta o cancela mientras suena, no aparece como respondida.

4. Recibir una llamada

Si un contacto te llama por WhatsApp, te llega un aviso en Vixiees para contestar o descartar la llamada, y se asigna automáticamente al vendedor responsable del contacto (o al primero disponible). Puedes recibir llamadas de WhatsApp en cualquiera de los números de tu cuenta, y de contactos de cualquier país.

• La llamada suena primero para el vendedor que tiene asignado el contacto, si está libre. Si no lo está, suena para otro vendedor que esté activo, En línea, sin vacaciones y sin otra llamada en curso.
• Si no hay ningún vendedor libre, la llamada no se conecta y queda en el historial del contacto como No respondida.
• Al vendedor le suena un tono de llamada y le aparece un panel, en cualquier página de Vixiees en la que esté, con el nombre del contacto, el texto Llamada entrante, su número y los botones Responder y Descartar. Al pulsar Responder se abre la ficha del contacto y empieza el audio, con los mismos controles que en una llamada saliente.
• Si el contacto cuelga mientras suena, el panel se cierra al momento.
• El aviso no bloquea la pantalla: puedes seguir trabajando mientras suena.
• La llamada solo se conecta cuando pulsas Responder. Si pulsas Descartar o cuelgas, la llamada también termina para el contacto en WhatsApp.

Conclusión

Las llamadas por WhatsApp se gestionan desde el mismo lugar que el resto de tu comunicación con el contacto — sin cambiar de app, y con el permiso del contacto siempre por delante.

Escenarios relevantes

Para negocios con mucho volumen de contactos en países donde WhatsApp es el canal principal, pedir el permiso de llamada mediante una plantilla (punto 2) permite escalar el opt-in a cientos de contactos sin depender de que un vendedor lo solicite uno por uno.

Si tu proceso comercial empieza con una llamada por WhatsApp, la plantilla también te permite pedir el permiso a un contacto nuevo desde el primer momento, sin esperar a que te escriba.