Un contacto puede moverse entre playbooks de forma manual, automática o mediante workflows. Este artículo explica cómo funciona el cambio de playbook y qué sucede con las tareas pendientes.
Cómo cambiar el playbook de un contacto
Cambio manual
- Abrir la ficha del contacto
- En el selector de Playbook, elegir el nuevo playbook
- Seleccionar la etapa destino
- Confirmar el cambio
Cambio por workflow
Los workflows pueden incluir una acción Mover a playbook que cambia automáticamente el playbook cuando se cumplen las condiciones.
Cambio por acción de tarea
Las plantillas de tarea pueden tener acciones de éxito/fracaso que muevan al contacto a otro playbook al completar la tarea.
Qué sucede con las tareas pendientes
Cuando un contacto cambia de playbook:
Tareas del sistema
- Llamada entrante, WhatsApp entrante, etc. se migran al nuevo playbook
- Buscan la plantilla equivalente en el nuevo playbook
Tareas personalizadas
- Se evalúan las condiciones de inicio de cada tarea
- Las tareas que no cumplan las condiciones se eliminan
- Solo permanecen las tareas cuyas condiciones sigan siendo válidas
Las tareas ya completadas no se modifican.
Acciones automáticas al cambiar playbook
Al cambiar de playbook, el sistema ejecuta:
- Reasignación: Según la estrategia del nuevo playbook
- Verificación de tareas: Elimina tareas que no apliquen
- Webhook: Envía notificación a sistemas externos
- Workflows: Dispara workflows del nuevo playbook
- Sincronización CRM: Actualiza el estado en HubSpot/Pipedrive
Restricciones importantes
- Solo una acción de mover por plantilla: Una plantilla de tarea no puede tener múltiples acciones de mover a playbook
- Campos requeridos: Si la etapa destino tiene campos obligatorios, deberás completarlos
- Tareas iniciadas: No puedes cambiar el playbook si el contacto tiene una tarea en progreso
Registro de cambios
Cada cambio de playbook se registra con:
- Razón: Manual, workflow, acción de tarea
- Usuario: Quién realizó el cambio
- Timestamp: Cuándo ocurrió
- Playbook anterior y nuevo: Para auditoría
Marcar como Ganado o Perdido
Al marcar un contacto como ganado o perdido:
- Se mueve automáticamente a la etapa correspondiente
- Se actualiza el CRM si está conectado
- Las tareas pendientes se reevaludan
Conclusión
El cambio de playbook es una operación importante que reorganiza las tareas del contacto. Asegúrate de tener configuradas correctamente las condiciones de inicio de las plantillas para que las tareas se comporten como esperas.
Escenarios relevantes
- Escalar un contacto de "Prospección" a "Negociación"
- Mover automáticamente contactos que cumplen ciertos criterios
- Cerrar contactos perdidos y enviarlos a un playbook de recuperación
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