AI Agents de Vixiees

Automatiza conversaciones, cualifica oportunidades y agenda reuniones en WhatsApp

Los AI Agents de Vixiees te permiten automatizar etapas específicas de tu proceso comercial para que tu equipo pueda enfocarse en las conversaciones donde aporta mayor valor.

Disponibles 24/7, los agentes responden consultas, recopilan información, cualifican oportunidades y acompañan a los contactos hasta que sea necesaria la intervención de una persona.

¿Qué es un AI Agent?

Un AI Agent es un asistente virtual que opera dentro de WhatsApp y trabaja siguiendo las reglas de tu proceso comercial.

Su función es ayudar a los contactos a avanzar en su recorrido de compra mientras recopila información y mantiene actualizado tu CRM.

Funcionalidades principales

• Responder preguntas frecuentes utilizando la información de tu negocio.
• Cualificar leads mediante preguntas estructuradas.
• Recopilar información relevante de los contactos.
• Entender notas de voz (se transcriben automáticamente).
• Responder en el idioma del contacto.
• Actualizar campos y registros dentro de Vixiees.
• Mover contactos a otro estado, de este o de otro Cerebro de Ventas (Playbook), cuando se cumplen las condiciones que escribes en sus instrucciones.
• Agendar reuniones con miembros de tu equipo.
• Enviar mensajes de seguimiento automáticos cuando el contacto deja de responder.
• Transferir conversaciones a un usuario cuando sea necesario.

Cómo funciona

1. El contacto inicia una conversación

Cuando un contacto escribe por WhatsApp, el agente responde en segundos. Si el contacto envía varios mensajes seguidos, el agente espera unos instantes para leerlos todos y responder de una sola vez.

Las respuestas son mensajes cortos y naturales, en el idioma del contacto.

2. El agente recopila información

Según la etapa del proceso, realiza las preguntas necesarias para alcanzar el objetivo definido.

3. El agente ejecuta acciones

Dependiendo de la configuración, puede:

• Cualificar un lead.
• Recopilar información.
• Agendar reuniones o una llamada.
• Actualizar datos del contacto.
• Resolver consultas frecuentes.

4. El agente deriva la conversación

Cuando el objetivo se cumple o se requiere intervención humana, la conversación pasa a un miembro del equipo.

Si las instrucciones del estado indican que, en un caso concreto, el contacto debe ir a otro estado, el agente lo mueve en cuanto se cumple esa condición. Si la IA también actúa en el estado de destino, la conversación continúa allí con las instrucciones de ese estado.

Casos de uso habituales

Cualificación de leads

Automatiza la recopilación de información inicial antes de que intervenga un vendedor.

Ejemplos:

• Presupuesto disponible.
• Tipo de servicio de interés.
• Nivel de urgencia.
• Ubicación.
• Tamaño de la empresa.

Agendamiento de reuniones

Identifica oportunidades cualificadas y coordina reuniones con tu equipo comercial mediante el envío de tu herramienta de reuniones después de la cualificación de la oportunidad.

Atención fuera de horario

Permite responder consultas cuando el equipo no está disponible.

Recuperación de oportunidades

Retoma conversaciones con contactos que vuelven a interactuar después de períodos de inactividad. Además, cuando un contacto deja de responder a mitad de conversación, puedes enviar seguimientos automáticos a través de workflows para reactivarla antes de cerrarla.

Gestión de ventas recurrentes

Retoma conversaciones con contactos que compran tus productos o servicios de manera recurrente. .

Qué necesita un AI Agent para funcionar

Base de Conocimiento

La Base de Conocimiento contiene toda la información que utilizará el agente para responder consultas.

Puede incluir:

• Productos y servicios.
• Precios.
• Preguntas frecuentes.
• Políticas.
• Procesos internos.
• Información comercial.

Formatos admitidos: PDF (hasta 35 MB) y archivos de texto o Markdown (hasta 512 KB). Tras subir o actualizar un documento, el agente dispone de la nueva información en cuanto termina la sincronización (normalmente unos segundos).

Recomendaciones

Campos

Los campos permiten que el agente lea o actualice información sobre los contactos. El agente los usa en dos direcciones:

• Lectura: consulta los campos antes de preguntar, para no pedir datos que el contacto ya proporcionó.
• Escritura: cuando el contacto comparte un dato durante la conversación, el agente lo guarda automáticamente en el campo correspondiente.

Para que esto funcione, el campo debe existir en la cuenta y las instrucciones de la etapa deben indicar qué datos recopilar. Si configuras el agente con el Agent Builder, esta validación se hace automáticamente.

Objetivo

Todo agente debe tener un objetivo claramente definido.

Ejemplos:

• Cualificar un lead.
• Agendar una reunión.
• Obtener información específica.
• Resolver consultas frecuentes.
• Recuperar oportunidades inactivas.

Un objetivo bien definido es el factor más importante para una implementación exitosa. En la sección Buenas prácticas encontrarás cómo escribir un buen objetivo de etapa, con ejemplos.

Configuración del agente

Agent Builder: la forma recomendada de configurar tu agente

La manera más sencilla y fiable de configurar un AI Agent es usar el Agent Builder, el asistente de configuración integrado en la plataforma. En lugar de escribir las instrucciones desde cero, el Agent Builder te guía mediante una conversación:

1. Entrevista: te hace preguntas sobre tu empresa (a quién vendes, qué problema resuelves, qué te diferencia), la personalidad del agente (nombre, tono, formalidad), los temas que debe evitar y el objetivo de cada etapa del Playbook.
2. Validación automática: comprueba que los campos de contacto que menciones existan en tu cuenta y crea los que falten.
3. Borrador: redacta las instrucciones generales y los objetivos de cada etapa siguiendo criterios de calidad (objetivos específicos, medibles, con camino de éxito y de fallo definidos). Cuando le describes una regla como «muévelo a [estado]», la escribe en las instrucciones del estado como una mención a ese estado; ya no te pide un estado de éxito.
4. Revisión y aprobación: te muestra el borrador, incorpora tus ajustes y solo guarda la configuración cuando la apruebas explícitamente.

Usar el Agent Builder reduce los errores más comunes de configuración manual: objetivos ambiguos, etapas sin camino de fallo y campos de contacto inexistentes — las causas más frecuentes de los problemas descritos en la sección de Resolución de problemas.

Las secciones siguientes describen qué contiene la configuración, tanto si la genera el Agent Builder como si la editas manualmente.

Instrucciones Generales

Definen el comportamiento global del agente, independientemente de la etapa en la que esté el contacto:

• Tono de comunicación: formal o informal, tuteo o trato de usted.
• Personalidad: nombre del agente y estilo de conversación.
• Restricciones: temas que nunca debe tratar (por ejemplo, condiciones legales, descuentos no autorizados u opiniones sobre la competencia).
• Alcance de las respuestas: qué hacer ante preguntas fuera de su ámbito (responder brevemente y reconducir, o derivar a una persona).

Las Instrucciones Generales se aplican siempre; las instrucciones de cada etapa definen el objetivo concreto de cada momento del proceso.

Instrucciones por Estado

Permiten definir cómo debe actuar el agente en cada etapa del Playbook.

Para cada etapa se configura:

Ya no hay selectores para mover el contacto «en caso de éxito» o «en caso de no cumplir objetivo»: a dónde va el contacto se escribe en las propias instrucciones del estado, como se explica a continuación.

Mover el contacto desde las instrucciones: menciones a estados

En las instrucciones de cada estado puedes indicar a qué estado debe ir el contacto según lo que pase en la conversación. Así la IA sigue tu proceso real, con todos los casos que necesites, en lugar de solo dos destinos fijos (éxito y fallo).

Cómo insertar una mención a un estado

• En las instrucciones del estado, escribe @ o pulsa el botón «@mención».
• Elige la pestaña «Estados de playbook».
• Elige el Cerebro de Ventas (Playbook) y, dentro de él, el estado. La mención aparece como @[nombre del Cerebro de Ventas (Playbook) › nombre del estado].

Escribe junto a cada mención la condición que debe cumplirse. Por ejemplo: «Si pregunta por financiación, muévelo a @[Financiación › Nuevo]».

Qué pasa con el contacto

Encima de las instrucciones de cada estado, el recuadro «Qué pasa con el contacto según tus instrucciones» resume este comportamiento:

• Cuando se cumple la condición escrita junto a una mención, la IA mueve el contacto a ese estado en ese momento, sin esperar al final de la conversación.
• Si la IA actúa en el estado de destino, continúa la conversación enseguida con las instrucciones de ese estado, sin esperar un nuevo mensaje del contacto. Si el estado de destino pertenece a otro Cerebro de Ventas (Playbook) atendido por otro agente, la conversación continúa con ese agente.
• Si la IA no actúa en el estado de destino, la conversación termina y el contacto queda en ese estado para tu equipo.
• Si la IA cumple el objetivo y tus instrucciones no indican a dónde mover el contacto, el contacto se queda en el estado actual y la conversación termina.
• El descarte sigue dependiendo del interruptor «Permitir que la IA descarte el contacto», en la sección «Cierre de la conversación» de cada estado.

En los agentes de llamada funciona igual: cuando se cumple la condición durante la llamada, el agente mueve el contacto y, si tiene instrucciones para el nuevo estado, sigue la llamada con ellas.

El resultado de cada conversación (objetivo cumplido, objetivo no cumplido o contacto descartado) se sigue registrando, así que las métricas del agente y la revisión de conversaciones funcionan igual que antes.

Si ya tenías configurados destinos de éxito y fallo

Los destinos que tenías en los antiguos selectores se han añadido al final de las instrucciones de cada estado como frases con mención, por ejemplo: «Si, tras conversar con el contacto, se cumple el objetivo de esta etapa, mueve el contacto a @[nombre del Cerebro de Ventas (Playbook) › nombre del estado]». El contacto se mueve igual que antes, y puedes editar o ampliar esas frases como cualquier otra instrucción.

Estados mencionados en las instrucciones

No se puede eliminar un estado ni un Cerebro de Ventas (Playbook) que esté mencionado en las instrucciones de un agente: el aviso indica qué agentes lo mencionan. Quita antes la mención de esas instrucciones.

Cuándo interviene una persona

Los AI Agents están diseñados para trabajar junto a tu equipo.

La conversación se transfiere automáticamente cuando:

Objetivo cumplido

El agente ha completado la tarea asignada. El contacto va al estado que indiquen tus instrucciones; si no indican ninguno, se queda en el estado actual.

Ejemplos:

• Lead calificado.
• Reunión agendada.
• Información recopilada.

Contacto descartado

El contacto no es válido para el proceso: número equivocado, sin interés explícito o cumple los criterios de descarte definidos en las instrucciones. Si el estado tiene activado «Permitir que la IA descarte el contacto», se mueve al estado perdido del Cerebro de Ventas (Playbook); si está desactivado, la IA no puede descartarlo.

Objetivo no cumplido (contacto válido)

El contacto sigue siendo válido, pero requiere atención humana: pide hablar con una persona, no quiere compartir sus datos o el agente no dispone de la información necesaria para ayudarle. La conversación se deriva a un usuario sin descartar al contacto.

Inactividad

El contacto deja de responder durante el tiempo de espera configurado en la etapa. La conversación se cierra y pasa al equipo.

Intervención manual

Un miembro del equipo puede tomar el control de la conversación en cualquier momento; a partir de ahí la IA queda desactivada para ese contacto.

La ventana de 24 horas de WhatsApp

WhatsApp solo permite a las empresas enviar mensajes de texto libre durante las 24 horas siguientes al último mensaje del contacto. Pasado ese tiempo, únicamente pueden enviarse plantillas aprobadas.

Esto afecta al agente de manera que cada nuevo mensaje del contacto reabre la ventana otras 24 horas.

Es una restricción de la propia plataforma de WhatsApp, no de Vixiees, y aplica por igual a todos los proveedores.

Buenas prácticas

Para obtener los mejores resultados:

• Configurar el agente con el Agent Builder en lugar de escribir las instrucciones desde cero.
• Definir objetivos específicos y medibles para cada etapa, con camino de éxito y de fallo.
• Escribir en las instrucciones, con una mención a estado, a dónde debe ir el contacto en cada caso, con condiciones claras que no se solapen.
• Definir criterios de descarte explícitos y concretos: son los que determinan si un contacto se marca como perdido.
• Mantener actualizada la Base de Conocimiento y eliminar versiones antiguas de documentos en lugar de conservar ambas.
• Evitar preguntas redundantes: si un dato ya está guardado en un campo del contacto, el agente no debe volver a pedirlo.
• Revisar periódicamente las conversaciones, en especial las derivadas sin objetivo cumplido: indican qué información o instrucciones faltan.
• Realizar ajustes progresivos en la configuración: un cambio cada vez, midiendo su efecto.
• Mantener una copia de las instrucciones del agente fuera de la plataforma.

Cómo escribir un buen objetivo de etapa

Un objetivo bien escrito es la diferencia entre un agente fiable y uno impredecible. Compara:

Un buen objetivo cumple cuatro criterios:

• Específico: usa números y condiciones exactas, no generalidades.
• Medible: se puede evaluar con un sí o un no.
• Completo: define qué pasa al cumplirse y qué pasa al no cumplirse.
• Accionable: deja claro el siguiente paso en cada caso.

Métricas recomendadas

Créditos y consumo

El uso de los AI Agents se mide en créditos:

• Cada mensaje del contacto que el agente procesa consume un crédito.
• Modalidades de contratación de créditos:
• ¿Qué ocurre al alcanzar el límite mensual contratado? Depende de tu modelo de créditos contratado:

Si el pago de una mensualidad falla, el agente deja de responder y se desactiva hasta que se regularice el pago. Si el agente deja de responder comprueba que el último pago se haya procesado correctamente.

Puedes seguir el consumo desde la sección de facturación de tu cuenta > AI Agents y ver más detalles en la página de AI Agents de Vixiees: ENLACE.

Resolución de problemas (Troubleshooting)

Esta sección recoge los problemas más habituales, su causa más probable y cómo resolverlos.

El agente no responde a los mensajes

Para que el agente responda, deben cumplirse todas estas condiciones. Revísalas en orden:

Además, el agente tiene una protección anti-bucle: nunca responde a sus propios mensajes y, si ya envió varios mensajes seguidos sin respuesta del contacto, deja de insistir a propósito. No es un error.

El agente tarda en responder

Es el comportamiento esperado: cuando un contacto envía varios mensajes seguidos, el agente espera unos segundos para agruparlos y responder a todo junto en lugar de contestar mensaje a mensaje. Esto hace la conversación más natural.

El agente dijo que no tenía la información

El agente nunca inventa respuestas: consulta la Base de Conocimiento y, si no encuentra la información con confianza suficiente, lo reconoce o deriva la conversación. Casi siempre la causa está en el contenido de la Base de Conocimiento:

• La información no está incluida en ningún documento.
• El documento no terminó de sincronizarse o tiene un error de sincronización (revisa su estado en la Base de Conocimiento).
• La información existe pero está desactualizada o es contradictoria entre documentos.
• La información existe pero está en un formato no reconocible por el agente, como por ejemplo, tablas (rehaz el documento e incluye toda la información en formato texto)

Formatos admitidos: PDF (hasta 35 MB) y archivos de texto o Markdown (hasta 512 KB). Tras subir o actualizar un documento, el agente dispone de la nueva información en cuanto termina la sincronización (normalmente unos segundos).

El agente dio una respuesta incorrecta

• Revisa si hay información contradictoria entre documentos de la Base de Conocimiento y consolídala.
• Comprueba que las instrucciones de la etapa no contradigan la Base de Conocimiento.
• Elimina versiones antiguas de documentos (precios, condiciones) en lugar de mantener ambas.

El contacto envió un audio, una imagen o un archivo

• Audios y notas de voz: se transcriben automáticamente y el agente los entiende como si fueran texto.
• Imágenes y documentos: se guardan en la ficha del contacto, pero el agente no interpreta su contenido. Si el contacto envía información clave en una foto (por ejemplo, un comprobante), un usuario deberá revisarla.

El contacto cambió de etapa o se marcó como perdido inesperadamente

El agente mueve el contacto según las menciones a estados escritas en las instrucciones del estado, en cuanto se cumple la condición escrita junto a cada una. Al terminar una conversación, distingue tres resultados:

• Objetivo cumplido → el contacto va al estado que indiquen tus instrucciones; si no indican ninguno, se queda en el estado actual.
• Contacto descartado (número equivocado, sin interés explícito, o cumple los criterios de descarte definidos en las instrucciones) → solo si el estado tiene activado «Permitir que la IA descarte el contacto», el contacto se mueve al estado perdido del Cerebro de Ventas (Playbook).
• Objetivo no cumplido pero contacto válido (pide hablar con una persona, no quiere compartir datos, o el agente no tiene información para ayudarle) → la conversación se deriva a un usuario sin descartar al contacto.

Si un contacto válido acabó descartado, revisa los criterios de descarte escritos en las instrucciones de la etapa: probablemente son demasiado amplios o ambiguos.

Si el contacto fue a un estado inesperado, revisa las condiciones escritas junto a cada mención a estado en las instrucciones: probablemente son demasiado amplias o se solapan entre sí.

No puedo eliminar un estado o un Cerebro de Ventas (Playbook)

Si el estado o el Cerebro de Ventas (Playbook) está mencionado en las instrucciones de algún agente, no se puede eliminar. El aviso indica qué agentes lo mencionan: quita la mención de sus instrucciones y vuelve a intentarlo.

La conversación se cerró sola

Cada etapa tiene un tiempo de espera por inactividad (configurable desde 15 minutos hasta 16 horas, o nunca; por defecto 1 hora). Si el contacto no responde en ese tiempo, la conversación se cierra, la IA queda desactivada para ese contacto y la conversación pasa al equipo. Si esto ocurre demasiado pronto o demasiado tarde, ajusta el tiempo de espera de la etapa.

El agente no actualizó un campo del contacto

• Verifica que el campo exista en la cuenta con ese nombre exacto.
• Verifica que las instrucciones de la etapa indiquen que debe recopilarse ese dato.
• Si el valor ya estaba guardado y es el mismo, el agente no vuelve a escribirlo.

Motivos de cierre de una conversación

Qué incluir al reportar un problema a soporte

Para que podamos localizar la conversación y diagnosticar el caso, incluye siempre:

• El nombre de tu cuenta de cliente o empresa.
• El número de teléfono del contacto afectado, o la URL del contacto.
• La fecha y hora aproximada de la conversación.
• Qué esperabas que hiciera el agente y qué hizo en su lugar (una captura de pantalla ayuda mucho).

Preguntas frecuentes

¿El agente reemplaza a los vendedores?

No. El objetivo es automatizar tareas repetitivas para que el equipo pueda enfocarse en conversaciones de mayor valor.

¿Funciona fuera del horario laboral?

Sí. Los agentes permanecen activos las 24 horas del día.

¿Puede integrarse con mi CRM?

Sí. Puede actualizar información en Vixiees, HubSpot y Pipedrive.

¿Puedo tener varios agentes?

Sí. Es posible configurar distintos agentes para diferentes playbooks del proceso comercial. Por cada playbook solamente puede existir un agente. En caso de necesitar más de uno, la recomendación es generar instrucciones diferenciadas por cada etapa.

¿Qué ocurre si se consumen todos los créditos?

Depende de tu modelo de facturación. En pago por uso (PAYG), el agente deja de procesar mensajes nuevos hasta que se añadan créditos. En planes de suscripción, el agente sigue respondiendo y el consumo extra se factura según las condiciones del plan. Si el pago de una mensualidad falla, el agente deja de responder y se desactiva hasta que se regularice el pago.

¿Puedo desactivar el agente temporalmente?

Sí. Puede activarse o desactivarse en cualquier momento sin perder la configuración existente.

¿Entiende los audios que envían los contactos?

Sí. Las notas de voz se transcriben automáticamente y el agente las procesa como texto.

¿Puede interpretar imágenes o documentos adjuntos?

No. Se guardan en la ficha del contacto, pero el agente no analiza su contenido.

¿En qué idioma responde?

En el idioma en el que escriba el contacto.

¿Por qué responde con mensajes cortos?

Es intencional: el agente está diseñado para conversar como una persona en WhatsApp, con mensajes breves y naturales, en lugar de enviar párrafos largos.