Las reuniones permiten programar y hacer seguimiento de citas con contactos. Se integran con calendarios externos y herramientas de agendamiento.
Información de la reunión
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título | Nombre de la reunión (se genera automáticamente si no se especifica) |
| Descripción | Detalles o agenda de la reunión |
| Fecha de inicio | Cuándo empieza la reunión |
| Fecha de fin | Cuándo termina la reunión |
| URL | Enlace a la videollamada (Zoom, Meet, Teams, etc.) |
Nota: La fecha de fin debe ser posterior a la fecha de inicio.
Estados de reunión
Cada reunión tiene un estado que indica su resultado:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Pendiente | Reunión programada, aún no ha ocurrido |
| Concluida | La reunión se realizó |
| Completada | La reunión se realizó y se completó el objetivo |
| No asistió | El contacto no se presentó a la reunión |
| Cancelada | La reunión fue cancelada |
El sistema mantiene un historial de cambios de estado.
Relación con contactos
Cada reunión está asociada a un contacto:
- Un contacto puede tener múltiples reuniones
- El sistema cuenta automáticamente cuántas reuniones tiene cada contacto
- Las reuniones aparecen en el feed de actividad del contacto
Participantes
Una reunión puede tener múltiples usuarios (agentes) asignados como participantes. Esto permite:
- Reuniones con varios comerciales
- Asignar responsables de seguimiento
- Reportes de reuniones por usuario
Título automático
Si no especificas un título, el sistema genera uno automáticamente:
"Meeting with [Nombre del contacto]"
Integración con Calendly
Las reuniones pueden crearse automáticamente desde Calendly:
- Cuando un contacto agenda una cita en Calendly, se crea la reunión en Vixiees
- Se almacenan los datos del invitado de Calendly
- Los cambios en Calendly (cancelaciones, reprogramaciones) se reflejan en Vixiees
Para usar esta integración:
- El usuario debe conectar su cuenta de Calendly
- Configurar el webhook de Calendly en Vixiees
Integración con Google Calendar
Las reuniones también pueden sincronizarse con Google Calendar:
- Se marcan como integradas con la plataforma correspondiente
- Permite ver disponibilidad real del agente
Feed de actividad
Cuando se crea una reunión, aparece automáticamente en el feed de actividad del contacto:
- Se muestra la fecha programada
- Permite ver el historial de reuniones
- Al eliminar la reunión, se elimina del feed
Métricas de reuniones
El sistema calcula automáticamente:
- Número de reuniones por contacto
- Tasa de asistencia (completadas vs no asistió)
- Reuniones por agente
Uso en el proceso comercial
Antes de la reunión
- Revisa el historial del contacto
- Prepara la agenda
- Confirma la cita por WhatsApp o email
Durante la reunión
- Usa el URL de la reunión para conectarte
- Toma notas en los comentarios del contacto
Después de la reunión
- Actualiza el estado de la reunión
- Registra las conclusiones
- Crea tareas de seguimiento
- Actualiza la etapa del contacto si corresponde
Buenas prácticas
- Siempre incluye un URL de videollamada
- Marca el estado correcto después de cada reunión
- Registra los "no asistió" para medir la tasa de show
- Usa Calendly para que los contactos agenden automáticamente
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