¿Cómo funcionan los usuarios comunes en la integración con G Suite?

¿Cómo funcionan los usuarios comunes en la integración con G Suite?

Los usuarios comunes creados desde la integración con G Suite en Vixiees permiten automatizar tareas dentro de los playbooks sin necesidad de vincular usuarios reales con cuentas activas. Esta funcionalidad está diseñada para equipos que quieren mantener flujos automáticos sin comprometer el acceso a correos personales o individuales.

¿Qué es un usuario común en G Suite?

Un usuario común es un perfil genérico que se puede usar para tareas automáticas dentro de Vixiees. Se crean a través de la integración con G Suite y son ideales para asignaciones dentro de un playbook donde no se requiere intervención humana directa.

?️ Ejemplo: puedes usar un usuario común para enviar comunicaciones automáticas desde un playbook sin utilizar la cuenta de un agente real.

¿Cómo se crean usuarios comunes en G Suite?

Puedes crear un usuario común desde la sección de integración con G Suite:

Paso a paso:

1. Ve a Ajustes > Integraciones > G Suite > Usuarios.
2. Haz clic en “Sign in with Google”.
3. Elige una de estas opciones:
   • Iniciar sesión con una cuenta de correo ya existente.
   • Introducir una nueva dirección de correo (no registrada aún).
4. Si ingresas un correo nuevo, se crea un usuario automáticamente con la casilla “Usuario común” marcada por defecto.

✅ La creación con correo nuevo marca automáticamente el usuario como común.

¿Se puede desmarcar la casilla “Usuario común”?

No. Actualmente, no es posible desmarcar la casilla de usuario común una vez que el usuario ha sido creado con esa opción activa.

⚠️ Sin embargo, esto no tiene efectos negativos. Si el usuario ya no está vinculado a G Suite, no aparecerá como opción de asignación en el playbook.

¿Por qué no aparece un usuario común al configurar acciones del playbook?

Esto sucede si no hay usuarios comunes actualmente vinculados a través de G Suite. Para que aparezcan como opción:

• Asegúrate de tener al menos un usuario común vinculado en Ajustes > Integraciones > G Suite > Usuarios.
• Solo los usuarios comunes vinculados activamente estarán disponibles al momento de configurar acciones en los estados del playbook.

Conclusión

La integración con G Suite te permite crear usuarios comunes que facilitan la automatización dentro de los playbooks. Si bien estos usuarios no pueden ser modificados para dejar de ser "comunes", su aparición o no en las automatizaciones depende directamente de su estado de vinculación con G Suite.