WhatsApp Flows: funcionamiento y configuración

Captura leads desde formularios interactivos de WhatsApp y envíalos automáticamente a Vixiees con todos los campos mapeados.

Este artículo explica cómo funciona la integración de WhatsApp Flows en Vixiees: qué es, cómo se configura y qué ocurre cuando un lead envía un formulario desde WhatsApp.

Qué es WhatsApp Flows

WhatsApp Flows es una funcionalidad de Meta que permite crear formularios interactivos dentro de una conversación de WhatsApp. Los datos que rellena el lead llegan automáticamente a Vixiees como un lead nuevo, con todos los campos mapeados y listos para el comercial.

Ventajas

• El lead llega cualificado: nombre, teléfono, email y campos adicionales disponibles desde el primer momento
• Sin fricciones: el lead no sale de WhatsApp para rellenar ningún formulario externo
• Contacto inmediato: la cadencia se activa en cuanto el lead envía el formulario
• Sin trabajo manual: el comercial recibe el lead con los datos completos, sin tener que pedirlos

Cómo funciona

El flujo completo, desde que el lead ve tu anuncio hasta que llega al comercial:

1. El lead hace clic en un anuncio de Meta o en un botón vinculado a WhatsApp.
2. Se abre WhatsApp y aparece el formulario interactivo (el Flow).
3. El lead rellena los campos y pulsa Enviar.
4. Vixiees recibe los datos automáticamente y crea el lead.
5. El sistema asigna el lead al comercial según el playbook configurado y activa la cadencia de contacto.

Requisitos previos

Antes de configurar WhatsApp Flows en Vixiees necesitas:

Si tu Flow está en estado Draft o Deprecated en Meta, Vixiees no recibirá leads hasta que lo publiques.

Para crear un Flow en Meta: Meta Business Suite → WhatsApp Manager → Flows → Crear Flow.

Configuración en Vixiees

1. Accede a la configuración

Ve a Ajustes → WhatsApp → WhatsApp Flows.

2. Conecta el Flow

Haz clic en Añadir Flow e introduce el ID del Flow de Meta. Puedes encontrar el ID en Meta Business Suite → WhatsApp Manager → Flows.

3. Mapea los campos

Vincula cada campo del formulario de Meta con el campo correspondiente en Vixiees:

Los campos teléfono o email son obligatorios. Si el formulario de Meta no incluye ninguno de los dos, el lead no se creará en Vixiees.

4. Asigna un playbook

Selecciona el playbook que se activará cuando llegue un lead desde este Flow. Si tienes varios Flows activos, puedes asignar un playbook diferente a cada uno.

Qué ocurre cuando el lead envía el formulario

En cuanto el lead pulsa Enviar en el Flow:

• Vixiees crea el lead automáticamente con todos los campos del formulario.
• El sistema asigna el lead al comercial según las reglas del playbook seleccionado.
• La cadencia de contacto se activa de forma inmediata.
• El comercial ve el lead en su cola con todos los datos disponibles, sin necesidad de pedirlos.

Deduplicación de contactos

Si el teléfono o el email del lead ya existen en Vixiees como contacto activo, el sistema no crea un duplicado. En su lugar:

• Actualiza los datos del contacto existente con los campos nuevos del formulario.
• Asigna la tarea al comercial que ya tenía ese contacto, respetando la asignación anterior.

Conclusión

WhatsApp Flows permite que los leads lleguen a Vixiees ya cualificados, con los datos del formulario mapeados de forma automática. El comercial empieza el contacto con contexto completo, sin perder tiempo en la recogida de datos básicos.

Escenarios relevantes

• El lead rellena el formulario pero no lo envía: El Flow queda incompleto en Meta. Vixiees no recibe ningún dato hasta que el envío sea definitivo.
• El mismo lead llega desde WhatsApp Flows y desde otro canal: Vixiees aplica deduplicación por teléfono o email. No se generan duplicados.
• El Flow en Meta está en estado Draft o Deprecated: Los leads no llegan a Vixiees. Publica el Flow en Meta antes de activarlo en la configuración.

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