Vixiees puede conectarse automáticamente con tus bandejas compartidas de Gmail para procesar emails y convertirlos en tareas distribuidas entre tus vendedores. Cuando configuras esta integración, cada email que llega a una bandeja compartida (como ventas@tuempresa.com) se convierte automáticamente en una tarea asignada al Cerebro de Ventas que corresponda.
El proceso es simple: en lugar de que los emails se pierdan en una bandeja compartida sin asignar, Vixiees los detecta, crea tareas y las distribuye entre tu equipo de ventas de forma automática. Esto significa que ningún contacto o oportunidad se queda sin atender, y todo queda registrado en tu Cerebro de Ventas para un seguimiento completo.
Esta guía te explica cómo conectar tus bandejas compartidas de Gmail con Vixiees y automatizar la gestión de emails en tu equipo de ventas.
1. ¿Qué son las bandejas compartidas y por qué usarlas?
Una bandeja compartida de Gmail es un email compartido por todo un equipo. Diferente a una cuenta individual, una bandeja compartida permite que múltiples personas accedan al mismo correo y colaboren en las respuestas.
Ejemplos comunes:
- ventas@tuempresa.com (para consultas comerciales)
- soporte@tuempresa.com (para consultas de soporte técnico)
- info@tuempresa.com (para consultas generales)
- contacto@tuempresa.com (para contactos de partners o alianzas)
El problema sin Vixiees: Los emails llegan a la bandeja compartida, pero nadie sabe exactamente a quién le toca responder, y los contactos pueden quedar olvidados.
La solución con Vixiees: Cada bandeja compartida se conecta automáticamente con un Cerebro de Ventas (Playbook). Vixiees recibe los emails y los convierte en tareas distribuidas entre tus vendedores.
2. Cómo acceder a la configuración de integraciones
Para conectar tus bandejas compartidas de Gmail con Vixiees:
- Abre Vixiees en tu navegador
- Ve a Configuración (esquina superior derecha o menú principal)
- En el menú lateral, selecciona Integraciones
- Busca la sección Google Workspace
- Aquí es donde verás y configurarás tus bandejas compartidas
3. Ver y seleccionar tus bandejas compartidas
Una vez en la sección Google Workspace, Vixiees te mostrará automáticamente todas las bandejas compartidas que tienes en tu workspace de Google Workspace:
Bandejas que aparecen:
- ✓ info@tuempresa.com
- ✓ ventas@tuempresa.com
- ✓ soporte@tuempresa.com
- ✓ contacto@tuempresa.com
- (Todas las demás que tengas configuradas)
Para cada bandeja compartida, hay un campo de asignación que dice "Por defecto". Este es donde especificas a qué Cerebro de Ventas (Playbook) se deben enviar los emails de esa bandeja.
4. Asignar bandejas compartidas a Cerebros de Ventas
El proceso es muy simple: para cada bandeja compartida, selecciona el Cerebro de Ventas (Playbook) al que deben llegar los emails.
Paso a paso:
- Localiza la bandeja compartida que quieres configurar (ej: ventas@tuempresa.com)
- Haz clic en el campo de asignación (que dice "Por defecto")
- Se abre un dropdown con todos tus Cerebros de Ventas disponibles
- Selecciona el que corresponda:
- ventas@tuempresa.com → Cerebro de Ventas (Playbook) Comercial
- soporte@tuempresa.com → Cerebro de Ventas (Playbook) Soporte
- info@tuempresa.com → Cerebro de Ventas (Playbook) Leads
- contacto@tuempresa.com → Cerebro de Ventas (Playbook) Alianzas
- Repite el proceso para cada bandeja compartida que quieras configurar
- Haz clic en Guardar para confirmar los cambios
Una vez guardado, Vixiees comienza a monitorear esas bandejas automáticamente.
5. Qué sucede después de configurar
Una vez que has asignado tus bandejas compartidas a los Cerebros de Ventas, el flujo es completamente automático:
Flujo diario:
- Un contacto envía un email a una de tus bandejas compartidas (ej: ventas@tuempresa.com)
- El email llega a Gmail de forma normal (tu equipo lo ve en la bandeja compartida)
- Vixiees detecta el email automáticamente gracias a la integración de Google Workspace
- Crea una tarea en el Cerebro de Ventas que asignaste para esa bandeja
- La tarea se distribuye entre los vendedores disponibles de ese equipo
- Un vendedor recibe la notificación y ve: "Nuevo email de [nombre del contacto]"
- El vendedor responde directamente desde Vixiees
- Todo se registra en la tarea para un historial completo
Ningún email se pierde, y cada contacto es atendido por el equipo correcto.
6. Ejemplos de casos reales
Caso 1: Bandeja de Ventas
Escenario: Juan de Acme Corp envía un email a ventas@tuempresa.com preguntando por presupuestos.
↓
Vixiees detecta: Email a ventas@tuempresa.com
↓
Crea tarea en: Cerebro de Ventas (Playbook) Comercial
↓
Se asigna a: María (vendedora disponible en el equipo Comercial)
↓
María ve: "Nuevo lead por email de Juan - Acme Corp"
↓
María responde: Desde Vixiees, con acceso a toda la información de Acme Corp
↓
Resultado: Tarea completada, contacto atendido, historial registrado
Caso 2: Bandeja de Soporte
Escenario: Un cliente envía un email a soporte@tuempresa.com con un problema técnico.
↓
Vixiees detecta: Email a soporte@tuempresa.com
↓
Crea tarea en: Cerebro de Ventas (Playbook) Soporte
↓
Se asigna a: Roberto (especialista en soporte)
↓
Roberto ve: "Nuevo ticket de soporte por email"
↓
Roberto responde: Con soluciones técnicas, todo documentado
↓
Resultado: Problema resuelto rápidamente, cliente satisfecho
Caso 3: Bandeja sin asignación (Por defecto)
Escenario: Un email llega a contacto@tuempresa.com pero no tienes configurada una asignación específica.
↓
Vixiees detecta: Email a contacto@tuempresa.com
↓
Crea tarea en: Cerebro de Ventas (Playbook) Principal (asignación por defecto)
↓
La tarea queda: En el backlog del equipo sin asignar aún
↓
Tu equipo puede: Revisarla y asignarla manualmente si es necesario
↓
Resultado: No se pierde, pero requiere revisión manual
Conclusión
Conectar tus bandejas compartidas de Gmail con Vixiees es una forma sencilla de asegurar que todos los emails sean procesados automáticamente, sin que ninguno se pierda en el camino. Con esta integración:
- ✓ Los emails se convierten automáticamente en tareas
- ✓ Se distribuyen entre los equipos correctos
- ✓ Tus vendedores ven claramente qué deben hacer
- ✓ Todo queda registrado para auditoría y seguimiento
- ✓ Mejoras la velocidad de respuesta a contactos
Si tienes bandejas compartidas pero no las has configurado aún, dirígete a Configuración → Integraciones → Google Workspace y asigna cada una a su Cerebro de Ventas correspondiente.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si cambio la asignación de una bandeja?
La nueva asignación se aplica a partir de ese momento. Los emails anteriores que ya fueron procesados seguirán en su Cerebro de Ventas original.
¿Puedo asignar una bandeja a múltiples Cerebros de Ventas?
No, cada bandeja se asigna a un único Cerebro de Ventas. Si necesitas distribuir entre varios equipos, configura diferentes bandejas compartidas.
¿Qué pasa si un email llega cuando no hay vendedores disponibles?
Vixiees crea la tarea igual. Se queda en la cola hasta que haya un vendedor disponible para asignársela.
¿Los vendedores ven los emails en Gmail también?
Sí. El email aparece en la bandeja compartida de Gmail. Además, Vixiees crea una tarea con toda la información de contacto integrada para que el vendedor pueda responder directamente desde la plataforma.
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