Cómo actualizar los formularios de Meta Ads y Typeform

Cuando conectas Meta Ads o Typeform, los formularios que existían en ese momento aparecen en la lista y puedes activarlos para capturar leads. “Actualizar” un formulario puede significar dos cosas distintas (cambiar su configuración o hacer que uno nuevo aparezca), y cada caso se soluciona de forma diferente.

1. Activar o modificar un formulario ya conectado

Para cambiar a qué playbook va un formulario, su estado inicial o los campos que mapea, ve a Ajustes > Integraciones > Meta Ads (o Typeform) > pestaña “Formularios” y haz clic en el icono de ajustes de la fila del formulario.

En el panel de configuración puedes definir:

• El playbook de destino y el estado inicial del contacto.
• Qué hacer cuando un contacto que ya existe vuelve a enviar el formulario (no hacer nada, mover de estado siempre, o solo si no está en un estado final).
• El mapeo de campos del formulario a atributos de contacto de Vixiees.

Para que el formulario quede activo hace falta conectar como mínimo el campo “Teléfono” o “Correo electrónico” con su equivalente en Vixiees. Si no lo haces, verás un aviso de que el formulario no está sincronizando. También es necesario que los campos que conectes tengan el mismo tipo de dato que en Meta o Typeform.

2. Desactivar un formulario para que deje de crear contactos

Si quieres que un formulario deje de generar leads en Vixiees, no hace falta borrar toda su configuración. Basta con quitar el mapeo del campo teléfono o correo electrónico (dejarlo en “Ninguno”) y guardar. Sin ese campo conectado, el formulario deja de sincronizar aunque el resto de la configuración (playbook, estado) siga guardada.

3. Por qué un formulario nuevo no aparece en la lista

Si el cliente crea un formulario nuevo en Meta Ads o en Typeform después de haber conectado la integración, ese formulario no aparece automáticamente en la lista de “Formularios” de Vixiees. Esto ocurre tanto con Meta Ads como con Typeform, y es una limitación de esas plataformas, no un fallo de Vixiees: los permisos que se conceden al conectar la integración solo cubren los formularios que existían en ese momento.

4. Cómo hacer que aparezca un formulario nuevo

Para que un formulario recién creado aparezca en la lista, hay que reconectar la integración:

1. Ve a Ajustes > Integraciones > Meta Ads (o Typeform) > pestaña “General”.
2. Haz clic en “Reconectar”.
3. Vuelve a autorizar el acceso (inicio de sesión de Meta o de Typeform) igual que en la primera conexión.

Al reconectar, Vixiees vuelve a pedir permisos actualizados y trae los formularios nuevos a la lista. Después solo queda ir a la pestaña “Formularios” y activarlo como se explica en el punto 1.

Conclusión

Actualizar un formulario de Meta Ads o Typeform puede significar dos cosas: cambiar su configuración (playbook, estado, mapeo de campos) desde el icono de ajustes de su fila, o hacer que un formulario recién creado aparezca en la lista, lo que requiere reconectar la integración completa desde la pestaña “General”. Esto último es una limitación de Meta y de Typeform, no de Vixiees.

Escenarios relevantes

Un cliente que lanza una campaña nueva con un formulario de leads recién creado y no ve que lleguen contactos a Vixiees probablemente tiene el problema en que ese formulario todavía no aparece en la lista, no un fallo de sincronización. Antes de revisar mapeos de campos o playbooks, conviene comprobar si el formulario aparece en la pestaña “Formularios”; si no aparece, la solución es reconectar la integración, no ajustar la configuración de un formulario que Vixiees todavía no conoce.