Vixiees permite configurar horarios de trabajo y mensajes automáticos para cuando la oficina está cerrada, garantizando que los contactos reciban una respuesta incluso fuera del horario laboral.
Tablas de horarios
Una tabla de horarios define cuándo está abierta la oficina y qué mensajes enviar cuando está cerrada.
Crear una tabla de horarios
- Ve a Configuración > Horarios
- Haz clic en Crear horario
- Define el nombre y zona horaria
- Configura las franjas horarias por día
- Selecciona las plantillas de mensaje automático
- Guarda los cambios
Campos de configuración
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Identificador del horario |
| Zona horaria | Zona para calcular si está abierto |
| Plantilla WhatsApp | Mensaje automático de WhatsApp |
| Plantilla Email | Mensaje automático de email |
Franjas horarias por día
Cada día de la semana puede tener múltiples franjas horarias.
Ejemplo de configuración
| Día | Franjas |
|---|---|
| Lunes | 09:00-13:00, 15:00-19:00 |
| Martes | 09:00-13:00, 15:00-19:00 |
| Miércoles | 09:00-13:00, 15:00-19:00 |
| Jueves | 09:00-13:00, 15:00-19:00 |
| Viernes | 09:00-14:00 |
| Sábado | Cerrado |
| Domingo | Cerrado |
Formato de horas
- Las horas están en formato 24 horas
- Puedes añadir múltiples franjas por día (ej: mañana y tarde)
- Los días sin franjas se consideran cerrados
Mensajes automáticos fuera de horario
Cuando un contacto envía un mensaje fuera del horario:
- El sistema detecta que la oficina está cerrada
- Envía automáticamente la plantilla de WhatsApp configurada
- El mensaje incluye información sobre el horario de atención
Funciona igual que WhatsApp, enviando la plantilla de email configurada.
Cooldown de 24 horas
Para evitar spam, el sistema solo envía un mensaje automático por contacto cada 24 horas.
Si un contacto intenta comunicarse varias veces fuera de horario, solo recibirá un mensaje automático al día.
Comportamiento de llamadas fuera de horario
Cuando llega una llamada fuera del horario configurado:
- El sistema reproduce un audio de oficina cerrada
- La llamada se marca con estado "Oficina cerrada"
- Se crea automáticamente una tarea de "Llamada perdida"
- El contacto queda marcado para seguimiento
Audio personalizado
Puedes configurar un audio personalizado para cada playbook o usar el audio por defecto.
Zonas horarias
Vixiees soporta todas las zonas horarias estándar (IANA).
Zonas comunes
| Zona | Ejemplo de uso |
|---|---|
| Europe/Madrid | España peninsular |
| America/Mexico_City | México |
| America/Bogota | Colombia |
| America/Buenos_Aires | Argentina |
| America/Santiago | Chile |
Cómo funciona
El sistema convierte la hora actual a la zona horaria configurada antes de verificar si la oficina está abierta. Esto garantiza que los horarios funcionen correctamente independientemente de dónde esté el servidor.
Asignación de horarios
A usuarios
Puedes asignar una tabla de horarios a usuarios específicos.
A playbooks
Puedes asignar una tabla de horarios a playbooks completos. Todos los contactos del playbook seguirán ese horario.
Prioridad
El sistema verifica el horario a nivel de cuenta (company_time_table) para determinar si la oficina está abierta o cerrada.
Conclusión
Los horarios y mensajes automáticos permiten:
- Definir cuándo está disponible el equipo
- Responder automáticamente fuera de horario
- Informar a los contactos sobre tiempos de respuesta
- Crear tareas de seguimiento para llamadas perdidas
Escenarios relevantes
- Equipos con horario partido: Configurar franjas de mañana y tarde
- Diferentes zonas horarias: Cada país con su propio horario
- Atención 24/7: No configurar horarios (siempre abierto)
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