Las plantillas de tareas pueden configurarse para ejecutarse solo cuando el contacto está en una etapa específica. Este artículo explica cómo funciona esta segmentación.
Asignación de plantillas a etapas
Cada plantilla de tarea pertenece a una etapa específica del playbook:
- La plantilla solo genera tareas para contactos en esa etapa
- Contactos en otras etapas no reciben tareas de esa plantilla
- Las plantillas del sistema (llamada entrante, etc.) son la excepción: funcionan en cualquier etapa
Crear plantilla en una etapa
Para crear una plantilla asociada a una etapa:
- Navegar a Playbooks > [Playbook]
- Hacer clic en Crear plantilla de tarea dentro de la columna de la etapa
- Completar la configuración
- La plantilla queda vinculada a esa etapa
Lógica de evaluación
Cuando un contacto entra en una etapa:
- El sistema marca al contacto para verificación de tareas
- Evalúa las plantillas de esa etapa específica
- Crea tareas si el contacto cumple las condiciones de inicio
- Las plantillas de otras etapas se ignoran
Qué pasa al cambiar de etapa
Tareas del sistema
- Se migran a la plantilla equivalente en la nueva etapa
- Mantienen su estado y configuración
Tareas personalizadas
- Se evalúan las condiciones de la etapa anterior
- Si ya no cumplen las condiciones, se eliminan
- Se evalúan las nuevas plantillas de la etapa actual
Condiciones de inicio adicionales
Además de la etapa, puedes agregar condiciones extra:
- Valores de campos del contacto
- Fuente del lead
- Cualquier atributo personalizado
Estas condiciones se evalúan después de verificar que el contacto está en la etapa correcta.
Retraso desde cambio de etapa
Puedes configurar un retraso basado en cuándo entró el contacto a la etapa:
- Retraso desde cambio de estado: Activa la tarea X tiempo después de entrar a la etapa
- Unidades disponibles: minutos, horas, días, días hábiles
- El sistema registra el timestamp de entrada para calcular el retraso
Visualización en el tablero
El tablero de playbooks muestra:
- Cada columna representa una etapa
- Las plantillas aparecen dentro de su etapa correspondiente
- Puedes arrastrar plantillas para reordenar prioridades (dentro de la misma etapa)
Plantillas del sistema
Las plantillas con identificadores internos (llamada entrante, WhatsApp entrante, etc.):
- No están vinculadas a una etapa específica
- Funcionan en cualquier etapa del playbook
- Aparecen en la sección "Independientes" del tablero
Conclusión
La ejecución selectiva por etapa permite crear flujos de trabajo diferenciados según el avance del contacto en el embudo. Diseña tus plantillas pensando en qué etapa del proceso deben activarse.
Escenarios relevantes
- Tareas de calificación solo en la etapa inicial
- Seguimientos de propuesta solo en etapa de negociación
- Tareas de cierre solo en etapas finales del embudo
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