Cuando un Cerebro de Ventas (Playbook) deja de utilizarse pero aun tiene contactos asignados, el sistema sigue aplicando sus reglas. Este articulo explica que ocurre con los contactos, las tareas y la sincronizacion con HubSpot, y como preparar la transicion.
1. Los contactos no se mueven solos
Un contacto asignado a un Cerebro de Ventas (Playbook) permanece ahí hasta que se reasigne explícitamente. Ni las llamadas entrantes ni los mensajes de WhatsApp cambian el Cerebro de Ventas (Playbook) de un contacto existente, aunque el numero al que llame o escriba este asociado a otro Cerebro de Ventas (Playbook).
La asignacion automatica de Cerebro de Ventas (Playbook) basada en el numero de telefono solo aplica cuando se crea un contacto nuevo.
2. Las tareas se siguen generando
Mientras el Cerebro de Ventas (Playbook) tenga plantillas de tarea configuradas, el sistema seguira creando tareas para los contactos que permanezcan ahi. Si no hay vendedores asignados al Cerebro de Ventas (Playbook), las tareas se crean sin asignar a nadie y quedan indefinidamente sin procesar.
Si un Cerebro de Ventas (Playbook) no tiene vendedores, las tareas se acumulan sin que nadie las atienda. Revisa si tiene sentido mantener contactos en esa situacion.
3. Las llamadas y mensajes no se redirigen
Si un contacto del Cerebro de Ventas (Playbook) en desuso recibe una llamada o un WhatsApp:
- La tarea se genera segun las plantillas del Cerebro de Ventas (Playbook) actual (el que esta en desuso)
- Se intenta asignar a los vendedores de ese Cerebro de Ventas (Playbook)
- Si no hay vendedores, la llamada no se transfiere a nadie y la tarea queda sin asignar
El contacto no "salta" al Cerebro de Ventas (Playbook) del numero al que llamo.
4. Sincronizacion con HubSpot: la excepcion
La unica forma en que un contacto puede cambiar automaticamente de Cerebro de Ventas (Playbook) es a traves de la sincronizacion de oportunidades con HubSpot.
Si un contacto tiene oportunidades en dos pipelines de HubSpot y cada pipeline esta vinculado a un Cerebro de Ventas (Playbook) diferente, el sistema aplica la regla de la ultima actualizacion gana:
- Cada vez que una oportunidad cambia de etapa en HubSpot, la sincronizacion actualiza el Cerebro de Ventas (Playbook) del contacto al que corresponda ese pipeline
- Las oportunidades siguen existiendo en ambos pipelines — lo que cambia es a que Cerebro de Ventas (Playbook) pertenece el contacto en la plataforma
Un contacto solo puede pertenecer a un Cerebro de Ventas (Playbook) a la vez. Si hay oportunidades en multiples pipelines, la ultima sincronizacion determina la ubicacion.
5. Que hacer antes de dejar un Cerebro de Ventas (Playbook) en desuso
- Reasignar los contactos activos al nuevo Cerebro de Ventas (Playbook), ya sea manualmente o mediante un flujo de trabajo
- Verificar los pipelines de HubSpot: asegurate de que estan vinculados al nuevo Cerebro de Ventas (Playbook) para que las sincronizaciones futuras apunten al lugar correcto
- Revisar que el nuevo Cerebro de Ventas (Playbook) tiene vendedores y numeros de telefono configurados
- Comprobar las tareas pendientes: los contactos que se muevan al nuevo Cerebro de Ventas (Playbook) tendran sus tareas reevaluadas — las que no cumplan las condiciones del nuevo se eliminan
Conclusion
El sistema no mueve contactos automaticamente entre Cerebros de Ventas (Playbook) cuando reciben llamadas o mensajes. Solo la creación de contactos nuevos y la sincronizacion de oportunidades desde HubSpot pueden cambiar el Cerebro de Ventas (Playbook) de un contacto. Si un Cerebro de Ventas (Playbook) va a quedar en desuso, reasigna los contactos antes para evitar tareas sin asignar e interacciones sin atender.
Escenarios relevantes
- Cambio de proceso comercial: Una empresa crea un nuevo Cerebro de Ventas (Playbook) y deja de usar el anterior. Los contactos del antiguo siguen ahi hasta que se reasignen explicitamente.
- Multiples lineas de negocio con HubSpot: Un contacto tiene oportunidades en dos pipelines (por ejemplo, seguros y prestamos). El Cerebro de Ventas (Playbook) activo dependera de cual pipeline recibio la ultima actualizacion.
- Contacto que llama a un numero del nuevo Cerebro de Ventas (Playbook): No se mueve. Sigue donde esta, y las tareas se generan segun el Cerebro de Ventas (Playbook) en desuso.
Te resulto util este articulo?