¿Cómo funciona la asignación de contactos y tareas cuando se usa la API en Vixiees?

¿Qué pasa cuando se envía un contacto vía API a Vixiees?

Cuando un contacto se crea en Vixiees a través de la API, el sistema intenta asignarlo automáticamente a un asesor, siempre que este se encuentre en el playbook vinculado al contacto. Sin embargo, si el asesor original ya no está activo o no pertenece al playbook, se activa una lógica de reasignación.

Escenario 1: El asesor original no pertenece al playbook

Si el contacto llega con un asesor asignado (por ejemplo, desde tu CRM), pero dicho asesor no pertenece al playbook asociado, entonces:

• El sistema reemplaza al asesor original.
• La asignación se realiza de forma aleatoria entre los asesores que sí están en el playbook.

✅ Esto garantiza que el contacto quede atendido por alguien del equipo correspondiente.

¿Qué opciones tienes para personalizar este comportamiento?

Existen dos formas principales de controlar cómo se asignan los contactos cuando llegan por API:

Opción 1: Agregar asesores al playbook

Puedes incluir a todos los asesores posibles en el playbook, incluso si algunos no están activos, para evitar que el sistema los reemplace.

• Útil si mantienes control sobre la rotación del equipo.
• Asegura que los contactos se asignen según tu lógica externa.

Opción 2: Cambiar la estrategia de asignación a "Ninguna"

Puedes configurar el playbook con la estrategia:

"Ninguna, el sistema no asigna los contactos"

Esto desactiva la asignación automática y te permite manejarla manualmente mediante:

• Workflows personalizados
• Acciones desde el CRM
• Scripts externos

¿Qué pasa si un contacto no tiene asesor y escribe por correo?

Cuando un contacto no tiene un asesor asignado y envía un correo electrónico (por ejemplo, a un inbox de Vixiees), el sistema actúa de la siguiente forma:

• La tarea generada por ese mensaje sí se asigna automáticamente.
• Se elige a uno de los asesores activos en el playbook para que atienda la tarea.

? Esto asegura que los mensajes no queden sin seguimiento, aunque el contacto no tenga un asesor predefinido.

Conclusión

La asignación de contactos y tareas en Vixiees está diseñada para evitar cuellos de botella y asegurar atención continua, incluso en escenarios donde los asesores cambian o no están activos.

Recomendaciones:

• Revisa los asesores activos en cada playbook periódicamente.
• Define si prefieres asignación automática o manual según tus procesos internos.
• Aprovecha la flexibilidad de la API y las configuraciones de playbook para adaptar el sistema a tu operación.